Bematech: Projeto otimização do serviço de cobrança

Cenário

Projeto desenvolvido para a primeira empresa brasileira a fabricar mini impressoras em larga escala com faturamento anual de 425,5 milhões.

O objetivo deste projeto é a otimização do serviço de cobrança da Bematech através a automatização do processo, melhorando a efetividade e a velocidade do serviço.

A área de cobrança da Bematech enfrentava um imenso desafio: enviar e-mails preventivos de aviso de vencimento dos títulos em aberto e aviso de cobrança para títulos vencidos aos clientes.

O trabalho que era manual, considerava informações de sistemas ERP, o EBS e o HOTAL. As planilhas em excel formatavam as informações dos títulos, links de consulta das notas nas prefeituras, DANFEs das notas e os boletos de cobrança.

Todos estes itens realizados de forma manual, oneravam a equipe com grande volume de trabalho sem padronização e suscetível a erros humanos.

Desafio do negócio

Para alcançar o objetivo do projeto, a AMcom disponibilizou uma equipe de processos para levantar e documentar todos os procedimentos e controles realizados pela equipe de cobrança da Bematech que tinha uma série de sistemas e planilhas para controle das cobranças.

Também foi necessário propor uma solução técnica que buscasse informações dos sistemas legados e enviasse de forma automatizada e-mails de cobrança para os clientes, no qual foram desenvolvidas rotinas para extração de informações com Microsoft SQL Server Integration Services e a criação de um portal de controle de regras em .Net, além do uso do Microsoft Exchange para envio dos e-mails.

Resultados

O principal resultado alcançado foi uma aplicação automatizada que realiza todo o processo de cobrança proporcionando uma visão gerencial de fácil acompanhamento e com ganho de produtividade superior a 20%.

Facilidade para o cliente Bematech

Além de otimizar, centralizar e gerenciar o processo de cobrança da Bematech a aplicação desenvolvida ainda permite que o cliente realize o download das notas de serviços, DANFE e boletos de cobrança no próprio e-mail. Este benefício também proporciona ganho de produtividade para o cliente Bematech.

Personalização avançada

• Parametrização das configurações de envio de e-mails e cobrança de forma dinâmica.

Gerenciamento aprofundado

• Consulta de logs de envio de e-mails, criação de carteiras de cobrança e blacklist por operador.

Solução de problema

• Suprir a ausência de informações bancarias do ERP HOTAL.