¿Qué empresa no querría un aumento del rendimiento de su sistema de presupuestación en torno al 3750%? Si esa empresa es una de las mayores del país, con una facturación de unos 32.000 millones, diríamos que esta mejora es casi obligatoria. AMcom ayudó a una de las cerveceras más grandes y premiadas del mundo, que estaba experimentando retos con su sistema de presupuestación, como la lentitud en la reasignación, la falta de control de acceso, demasiadas hojas de cálculo, así como el reto de ampliar el sistema e integrarlo en sus sucursales.
Sabemos que la tecnología puede ayudar con todos estos retos e incluso mejorarlos, pero hay que entender el escenario y saber qué estás haciendo y para qué lo estás haciendo. En el caso de este cliente, el equipo buscaba un socio para revitalizar el sistema, que estaba rindiendo por debajo de lo esperado, y agilizar procesos críticos como el proceso de cambio -actualización del sistema-. Además, era necesario aumentar la cobertura en toda Latinoamérica (LAS).
Se confió a AMcom la revitalización del sistema de presupuestación OBZ - Zero Based Budgeting -, en el que el servidor físico hacía muy lenta la reasignación de presupuestos y tendencias, y había una falta de control sobre los gastos estimados para el mes. Además, se tardaban muchos días en implementar cambios y mejoras en el sistema.
¿Qué es OBZ?
OBZ es una herramienta estratégica que utilizan las empresas para elaborar planes presupuestarios para un periodo determinado partiendo de una base cero, es decir, sin tener en cuenta los ingresos, costes, gastos e inversiones de años anteriores (la famosa base histórica).
En el OBZ se analizan los supuestos relacionados con la función de cada Ingreso, Gasto, Coste o Inversión, teniendo en cuenta los planes y necesidades estratégicas de la empresa, sin utilizar bases históricas ni índices de reajuste, como se hace en el modelo tradicional. Sólo entonces se establecen las bases presupuestarias.
Utilizando las mejores prácticas del mercado y estándares globales de servicio, así como profesionales certificados y dedicados al proyecto, AMcom ofreció un desarrollo de sistemas a medida, garantizando mayor competitividad y ahorro de costes para el negocio. La migración de la solución a la nube fue un factor crucial para que los servicios fueran más dinámicos, seguros y fiables. Además de proporcionar un mayor control de costes, eliminó, por ejemplo, los costes directos del centro de datos relacionados con el mantenimiento del hardware. La nube ha permitido centrarse más en los proyectos y procesos críticos, ya que las rutinas de copia de seguridad, el mantenimiento de los servidores y la supervisión han dejado de ser una preocupación. También generó una mayor escalabilidad, ya que la empresa obtuvo más rendimiento y la capacidad de reasignar recursos en función de sus necesidades.
Un factor clave del éxito de esta entrega fue el uso del formato Squad. En pocas palabras, Squad es un modelo organizativo que consiste en dividir la plantilla de la empresa en pequeños equipos multidisciplinares. La ventaja más significativa del modelo Squad sobre el modelo tradicional de división en equipos es la agilidad con la que se realizan los proyectos.
En este caso concreto, observamos mejoras muy significativas para el cliente, entre ellas
"Los cambios facilitarán la rutina tanto interna como externa. Actividades que antes eran onerosas ahora son muy rápidas y la experiencia del usuario ha mejorado mucho. Las correcciones han permitido dejar de reelaborar las actividades en el sistema y podemos decir que -aunque aún nos quedan mejoras por hacer- hemos subido el listón del sistema, sobre todo en cuanto a experiencia de usuario, tiempo e inclusión de vistas que antes no existían."
Sin duda, un resultado muy satisfactorio tanto para AMcom como para el cliente. Apoyamos la operación, atendemos las demandas a todos los niveles y aportamos mejoras y resultados a la solución del cliente, lo que sin duda garantiza otros beneficios -ya mencionados- como más productividad, seguridad y mejor usabilidad.