Eficácia na geração de valor para o cliente: Como mapear o seu fluxo de valor?

Diariamente me deparo com processos de desenvolvimento de software ou administrativos, onde ambos buscam garantir que um determinado trabalho seja executado. Todos estes processos têm um objetivo em comum, que é a entrega de valor à um determinado cliente, seja ele um cliente interno (colaboradores de outras áreas da mesma instituição) ou externo (cliente, fornecedor, organizações etc.). Mas você deve estar se perguntando o que é fluxo de valor e como podemos mapeá-lo para entregá-lo para o cliente? E é sobre isso que vamos conversar hoje! Primeiramente, todo processo é um fluxo que busca entregar valor ao final de sua execução. Mas afinal, o que é valor? 

Valor é: 

• Algo que contribui para a forma, características ou função do produto/serviço 
• Deve ser algo que o cliente está disposto a pagar para ter, ou seja, cliente precisa da entrega para realizar outras atividades e obter benefícios. 

Quando buscamos entregar valor ao cliente e conseguimos atingir este objetivo, sabemos que um determinado fluxo/processo é “Eficiente”. Mas a pergunta que fica é: Será que o fluxo é eficaz? 

A eficiência seria o ato de “fazer certo as coisas”, enquanto a eficácia consiste em “fazer as coisas certas”.

Dessa forma, para ter certeza de que um processo é eficaz, precisamos analisar o seu fluxo de valor identificando assim, possíveis desperdícios. Então para estarmos todos na mesma página, vou definir também o que é desperdício nesse caso. 

Desperdício é: 

• Qualquer atividade que consome recursos sem fornecer valor; 
• Algo que o cliente não está disposto a pagar, ou que não faz diferença na entrega; 
• Algumas atividades que não entregam valor, mas que podem vir a ser necessárias, como: requisitos regulatórios e atividades necessárias para execução de outras atividades de valor agregado. 

Assim, algumas atividades, durante a execução do fluxo estabelecido podem gerar desperdícios. São algumas delas: Produção em excesso – Produzido acima ou antes da necessidade do cliente; Tempo de espera – Parado ou desaceleração esperando um trabalho que chegue; Excesso de Processamento – Trabalho excessivo ou desnecessário; Estoque – Inventário acima das necessidades do cliente; Movimentação – Qualquer deslocamento que se faça sem agregar valor ao produto; Transporte – Qualquer movimentação que se faça agregar valor ao produto; Defeitos, Retrabalhos e Falhas – Retrabalho para corrigir erros, inspeções e refugo; Talento subutilizado – Criatividade e potencial não utilizados de quem está envolvido no processo. De forma geral, estes desperdícios podem levar a organização a incorrer em gastos, retrabalho e falta de produtividade. E justamente por isso é que se vê necessário que as organizações tenham ciência da sua eficácia na entrega de valor. E uma das maneiras de se analisar a eficiência no fluxo de valor, é justamente realizando o “Mapeamento de Fluxo de Valor”.  Mas antes de analisarmos um fluxo na prática, é interessante lembrar que a sua empresa não precisa iniciar com o mapeamento de toda a organização. É sugerido optar por começar pequeno, com foco em times e orçamentos limitados, ajustando os processos e alcançando pequenas vitórias, para só então dar passos maiores e mais complexos. De forma gradual, é assim que podemos compreender os desperdícios e potenciais melhorias em um processo.  

Vejamos abaixo um exemplo:

Na imagem acima é demonstrado um exemplo de processo executado por uma organização (“Precificação de Proposta Comercial”) e para a realização desse processo, são executadas diversas atividades necessárias. Para cada uma destas atividades tem-se um tempo de execução, o qual denominamos “Tempo Padrão”. Desta forma, ao somarmos o tempo padrão de cada atividade, teoricamente poderíamos dizer que o processo tem um tempo de execução de “65 min”.  Mas a dúvida que fica é: será que foi este o tempo realmente gasto? Será que este não é um valor aproximado, e não estamos calculando o tempo gasto efetivamente? Para sanar estas dúvidas, é necessário que, após criado o fluxo de valor e definido o tempo padrão para cada atividade (conforme fizemos anteriormente), se faça uma análise na prática coletando os tempos aplicados. Assim, ao se analisar o fluxo, serão descobertas as seguintes informações: 

• Tempo de Valor Agregado (Tempo do Ciclo) 
• Tempo Total (Tempo de Ciclo + Tempo de Espera) 
• PCE (Process Cycle Efficiency – Eficiência do Ciclo do Processo) 

Vejamos um segundo exemplo:

É possível identificar no fluxo de valor acima que existem “Tempos de Espera” entre as atividades executadas no processo.  Estes tempos podem até parecer naturais no processo, mas em sua maioria são os maiores causadores de atraso na entrega de valor. Tomando o exemplo fica claro que se gastou mais tempo esperando (300min) do que efetivamente executando atividades operacionais (70 min). E quando analisa-se o quanto de tempo foi gasto trabalhando dentro do processo, referente ao tempo total da execução do processo “PCE”, o número pode ser realmente assustador em uma primeira análise. 

Então o que podemos entender dessa análise? 

Do tempo gasto para a resolução do problema proposto, temos somente um aproveitamento de 18,91%. Isso nos faz refletir que, nesse processo, gastou-se pouco tempo nas execuções das tarefas, mas muito tempo na espera entre etapas. Normalmente, este valor sempre estará abaixo de 100%, pois haverá tempos de espera nos processos. Assim, o que precisa ser feito é analisar como podemos reduzir estes tempos de espera, impactando positivamente no nosso PCE. De forma geral, o mapeamento de fluxo de valor não diz os problemas que existem no fluxo, mas os deixam mais claros e intensificam os desperdícios através de números. E aqui está a riqueza de se passar por esse processo de análise, uma vez que ele possibilitará a geração de planos de ações com soluções para corrigir estas falhas processuais. Em tempo, aproveito para citar algumas dicas que podem auxiliar na identificação de possíveis desperdícios: 

• Verificar se todas as atividades são realmente necessárias; 
• Eliminar atividades desnecessárias ou redundantes; 
• Verificar se é possível executar determinadas atividades em um menor tempo; 
• Reduzir o tempo de espera; 
• Verificar se algumas das atividades podem ser automatizadas (executadas por Robôs, como por exemplo, RPA); 

Estas dicas podem facilmente ajudar a sua empresa a reduzir o tempo total do processo.

Ainda assim, o mais recomendável é que o time faça uma análise do seu fluxo de valor, e confira todos estes pontos. Inclusive, uma recomendação é analisar a ponto de refletir se fluxo atual faz sentido em sua execução, e caso não faça, desenhar um novo fluxo com o time. Inclusive, recentemente nosso time de marketing passou por esse processo, e após muito analisar seus projetos, hoje se tornou um time de alta performance, utilizando práticas ágeis. Aqui na AMcom, estamos sempre preparados para auxiliar times e organizações a desempenharem o seu melhor, sempre buscando aumentar a produtividade e diminuir os custos dos processos. Então se você ficou curioso para saber como isso poderia ser aplicado na sua empresa, entre em contato conosco! Podemos auxiliar a sua organização trazendo muita inovação para dentro do seu negócio, com a redução de custos e recursos sempre em mente! Gostou do artigo? Então deixe seu comentário, que em breve compartilharei mais sobre o tema. Até porque, a AMcom já trabalha com as metodologias ágeis há algum tempo, uma vez que identificamos que são nessas práticas que está o caminho para a produtividade das nossas equipes. Inclusive, ao passar do tempo, acabamos criando a nossa própria forma de “fazer agile“, onde estruturamos um processo exclusivo.    Nos últimos tempos, muitos clientes e parceiros veem nos pedindo mais conteúdos e informações sobre agilidade e também sobre a nossa forma de trabalho. Por isso, lançamos uma trilha de conteúdos específicos sobre o tema para impulsionar a adoção nas empresas.   Então não perca e inscreva-se para receber todos os conteúdos exclusivos do ano, sempre em primeira mão. Até a próxima!