Discovery Sprint direciona construção de solução digital
SME – SGP ( SISTEMA DE GESTÃO PEDAGÓGICA)
Gerenciamento de mais de 10 data centers espalhados pelo mundo
ONS – SINapse
75% mais rapidez na inteligência de dados sobre soja, milho e trigo
Portal do uniforme e material escolar
Discovery Sprint descobre otimização de 43% na jornada do usuário e entrega assertividade para construção de solução tecnológica
Muitos gestores de TI recebem pedidos para criar produtos e serviços digitais. Mas como saber se é o momento correto? Como ter certeza de que o investimento feito irá realmente gerar valor? De acordo com uma pesquisa da IDC, 75% das empresas terão investimentos em inovação digital até 2026. Outro estudo, do Instituto Eldorado, 69% das empresas afirmam manter estratégias de pesquisa, desenvolvimento e inovação em tecnologia do ano passado para esse.
O 15th State of Agile Report, um termômetro mundial da jornada agile, explica que o interesse em acelerar a adoção de novos processos, práticas e tecnologias como forma de apoiar mudanças para a entrega de produtos e serviços é uma resposta das organizações à pandemia.
Entre essas práticas, estão a Design e o Discovery Sprint, que auxiliam para uma maior assertividade de projetos em tecnologia. O ciclo formatado pela Google Ventures, quem criou esses métodos, diz que eles encurtam o processo de validação para 40 horas de trabalho.
Qual a diferença entre a Design e o Discovery Sprint?
Embora elas tenham a mesma origem e semelhanças, são abordagens diferentes para o desenvolvimento de produtos ou serviços. A Design Sprint tem como foco solucionar problemas e desenvolver soluções de forma rápida e colaborativa. Ela geralmente é aplicada por uma equipe multidisciplinar, em uma semana intensiva, quando o cliente tem um problema, uma oportunidade ou uma ideia que precisa ser iniciada imediatamente. É muito eficaz para gerar inovação, explorar conceitos e ir ajustando os processos rapidamente em busca de soluções viáveis.
Contudo, muitas vezes, as empresas têm problemas de maturidade tecnológica e de processos. Elas acreditam que um novo sistema seja a solução ideal ou têm uma boa ideia, mas não conhecem os processos tecnológicos envolvidos nem as práticas de mercado necessárias para iniciar o projeto. Com uma Design Sprint, a empresa sai com a certeza de ter a solução ideal para o seu problema ou com a ideia validada. Assim, elas podem tomar melhores decisões, seja para esquecer a ideia inicial ou para seguir com o desenvolvimento a partir de embasamento, foco e estratégia.
Já a Discovery Sprint é indicada para quando não existe informação suficiente sobre as necessidades e dores da empresa, visando compreender melhor o problema, identificar oportunidades e definir uma estratégia sólida antes de seguir para a etapa de design e desenvolvimento. Ela é realizada por meio de dinâmicas, pesquisas e entrevistas. Envolve uma investigação mais aprofundada, com pesquisa de mercado, análise de concorrentes, contato com stakeholders e, muitas vezes, a criação de personas e mapeamento de jornadas do usuário. Assim, é possível obter insights para direcionar a tomada de decisão, minimizando riscos e incertezas.
Em resumo, a Design Sprint é focada em gerar soluções rápidas e com testes, enquanto a Discovery Sprint é voltada para a exploração e entendimento do problema antes de criar uma estratégia. Ambas são valiosas e proporcionam resultados diferentes, mas que direcionam os recursos necessários para o projeto.
Desafio
Nesse sentido, uma grande empresa de Serviços Financeiros estava com um desafio no processo de busca de informações, o que impactava no relacionamento com seus mais de 1,5 milhão de clientes. A área de Atendimento ao Cliente, responsável por atender chamados e dúvidas, precisava acessar diferentes canais para realizar essa tarefa. Eles utilizavam diversos sistemas e plataformas, que, por mais que fossem conhecidos, tinham baixíssima usabilidade.
Foi neste momento, que a AMcom entrou como parceira neste projeto, abraçando este desafio e liderando o processo de descoberta do que estava acontecendo.
Tudo começou quando a área de Endomarketing da empresa recebeu reclamações de algumas situações que aconteciam quando os colaboradores da área de atendimento ao cliente precisavam buscar informações. Na maioria das vezes, eles tinham dificuldade em encontrar essas informações de forma rápida e assertiva. Para exercer essa função era necessária uma longa jornada de pesquisa e até do envolvimento de mais de uma pessoa. Com isso, foi detectada uma oportunidade de melhorar sistemas e processos que auxiliavam nessa tarefa.
Mesmo que os colaboradores já estivessem acostumados a esse processo complicado, ele impactava negativamente algumas situações:
- Sobrecarga de trabalho no suporte devido à alta quantidade de tickets;
- Dependência de novos colaboradores para entender o processo, por conta da alta quantidade e falta de padrão dos canais para busca de informações;
- Demora nas respostas de dúvidas e solicitações dos clientes, justamente pela alta quantidade de etapas e processos necessários.
Porém, antes de iniciar o desenvolvimento de qualquer solução digital, era importante mapear e entender todo o cenário, identificando os reais problemas e dores dos usuários. Com isso, seria possível ter uma maior assertividade e direcionamento na construção e no investimento.
Solução
Como aqui na AMcom somos guiados por promover uma jornada do usuário de excelência, propomos e executamos uma Discovery Sprint. Assim, seria possível entender o ecossistema atual, mapear as oportunidades e programar os passos para a definição e execução de uma solução customizada.
A Discovery Sprint, como vimos, é focada na descoberta, para só depois definir suas reais necessidades e iniciar a implantação de uma solução. Isso porque ela é indicada para situações em que não existem informações suficientes ou muitas possibilidades de soluções.
Sendo assim, a Discovery Sprint facilitou a descoberta do problema por meio de uma imersão neste fluxo de trabalho. Foi realizada uma pesquisa quantitativa, enviada online para todos os representantes da empresa, e entrevistas qualitativas com usuários-chave desses sistemas e processos de busca de informações. A abordagem visava responder hipóteses, a fim de mapear as plataformas utilizadas, o contexto de uso delas, a infraestrutura e as integrações de dados.
E as descobertas relevantes do processo foram:
- 82% dos colaboradores disseram não estar satisfeitos com o tempo que levavam para conseguir as informações;
- 81% dos colaboradores relataram que a maior dificuldade era a descentralização das informações;
- 90% deles afirmaram que baixavam e salvavam os documentos no computador local, inclusive quando atualizados, pois, as ferramentas utilizadas, mesmo que conhecidas e aceitas, tinham baixíssima usabilidade;
- 43% de redução nas etapas do fluxo, para melhorar a experiência do usuário.
Isso confirmou a hipótese inicial de que a solução seria centralizar as informações em uma única plataforma e que isso traria resolução para os desafios apresentados.
Resultado
Com o problema identificado e validado, o projeto trará ganhos que impactarão na produtividade da equipe, como:
- Redução da abertura de chamados no suporte
- Melhoria no onboarding de novos colaboradores
- Facilitação do processo de aprendizagem
- Otimização do tempo de resposta aos clientes
- Possibilidade de reduzir de 7 para 3 etapas, melhorando a experiência do usuário
Além disso, a Discovery Sprint deu mais clareza sobre as reais dores e experiências dos usuários, aumentando as chances de atender as expectativas deles e a aderência à solução. Ou seja, a Discovery Sprint auxiliou os gestores a protegerem seu investimento, conquistando uma direção mais assertiva e eficiente para o desenvolvimento da solução sugerida.
“Os projetos em que aplicamos a Discovery Sprint tem uma taxa de sucesso visivelmente maior, além de fazer o projeto se desenvolver de forma muito mais fluida porque, em cinco dias corridos, levantamos todas as dores do cliente, validamos e mapeamos as oportunidades de negócio. Outro benefício importante é identificar as necessidades tecnológicas, assim como falhas e gargalos em processos antes da equipe colocar a mão na massa. Isso faz com que todos trabalhem com mais rapidez e confiança, pois já prevenimos muitos dos desafios do projeto”, Bárbara Chambon, analista de usabilidade e designer pesquisadora deste projeto.
O SGP SME atende 40 mil usuários e auxilia importantes decisões
A educação no Brasil envolve muito mais do que a transmissão de conteúdos. Diversos são os fatores que impactam na aprendizagem dos bebês, das crianças e dos demais estudantes, já que muitos se encontram em situação de vulnerabilidade, sejam elas de diversas naturezas.
Uma pesquisa da Unicef, que cruza dados de diferentes áreas, revela que ao menos 32 milhões de crianças e adolescentes, o que representa 63% do total, vivem na pobreza.
Diante da atual situação que se encontra a sociedade, são necessárias políticas públicas eficazes, que podem ser muito otimizadas com a inovação tecnológica.
Nesse sentido, a Secretaria Municipal de Educação (SME) de São Paulo, a maior da América Latina. vem desenvolvendo um processo de modernização desde 2018, em busca de soluções, por meio de aplicações digitais, para melhorar ainda mais a qualidade da educação oferecida na rede municipal, contribuindo com a ampliação do aprendizado dos bebês, das crianças e demais estudantes, integração com as famílias e o trabalho dos professores.
Uma dessas aplicações é o Sistema de Gestão Pedagógica (SGP), que conta atualmente com aproximadamente 40 mil usuários do quadro dos profissionais de educação. Ele facilita a rotina escolar com concentração de informações pedagógicas, além de permitir que, com os dados coletados, sejam tomadas decisões mais assertivas para gerir a educação na rede municipal da cidade de São Paulo e conceda transparência quanto a política pública implantada.
Confira detalhes sobre o projeto e os seus principais resultados.
Desafio
Modernizar o Sistema de Gestão Pedagógica (SGP), incluindo funcionalidades e tornando a ferramenta um instrumento de rápido acesso às informações pedagógicas e facilitador de registros, aderente às necessidades diárias dos usuários. Além disso, também seria importante que auxiliasse na gestão por parte da SME, no acesso a informações e transparência, facilitando a exportação de dados importantes para maior assertividade nas tomadas de decisões.
Solução
O trabalho realizado junto à SME prioriza a inovação contínua dos processos. É por isso que antes de desenvolver qualquer nova solução, o time da AMcom realiza uma assessoria para entender o que realmente cada área precisa e como pode ser feita essa automação, pois algumas vezes, as questões podem ser resolvidas de forma mais simples com ferramentas já existentes.
Assim, no princípio depois de realizado esse tipo de mapeamento, foi iniciada a construção de uma primeira versão, tomando como base o legado. A ideia era melhorar o que já existia e não estava sendo utilizado devido a problemas de usabilidade, velocidade e praticidade. Com isso, o primeiro passo foi desenvolver e modernizar a seção do Diário de Classe, para facilitar os lançamentos.
Iniciado o uso do novo sistema e com mais pessoas utilizando, foi-se percebendo novas possibilidades. Um exemplo são as seções para o Atendimento Educacional Especializado (AEE) para o Núcleo de Apoio e Acompanhamento para a Aprendizagem (NAAPA), setor este composto por uma equipe multidisciplinar que atende crianças e adolescentes em situações diversas de vulnerabilidade, incluindo a social. Ambos não compunham o sistema legado e ainda trabalhavam com registros em papéis e planilhas pouco automatizadas, sem integração com a secretaria e demais órgãos de interesse.
Além disso, houve a inclusão de parte da Educação Infantil, a pré-escola, e inovação no sistema para que ele tenha capacidade para o restante, como também da Educação de Jovens e Adultos. Hoje, o sistema está sendo preparado para atender praticamente 100% da rede.
Resultados
O principal ganho desse projeto é em relação à performance, transparência e acesso a informações … Sendo assim, e com base nas melhores práticas de usabilidade, os cerca de 40 mil usuários do sistema hoje são beneficiados com:
- Automação de processos
- Telas integradas com cálculo centralizado de frequência e registro de notas/conceitos
- Notificações com alertas
- Workflow de aprovação
- Emissão de relatórios gerenciais
- Otimização de gestão
- Transparência e acesso a informações
Modernização de sistema melhora gerenciamento de mais de 10 data centers espalhados pelo mundo
Uma empresa de tecnologia global que gerencia multicloud, especialmente de aplicações de missão crítica, buscava melhorar a forma de monitoramento da capacidade de armazenamento e organização de dados dos clientes, que por sua vez seriam impactados com uma melhor visualização do serviço contratado.
Ou seja, de um lado havia uma equipe de aproximadamente 40 pessoas responsáveis por monitorar essas clouds com o objetivo de garantir o pleno funcionamento operacional, implementar soluções e sugerir inovação contínua para os clientes.
Do outro, estavam esses cerca de 850 clientes que precisavam ter uma visão gerencial das suas clouds, visando uma governança de dados para tomadas de decisões estratégicas, principalmente sobre a contratação ou não de mais espaço.
Participando ativamente da área de Pesquisa e Desenvolvimento desta empresa, a fim de encontrar soluções que dão suporte no controle de multicloud, a AMcom identificou a oportunidade de desenvolver a modernização desse sistema de monitoramento. Conheça os detalhes desse projeto:
Desafio
Modernizar o sistema de controle (back-end) das clouds de uma empresa com mais de 10 data centers espalhados pelo mundo e melhorar a usabilidade (front-end) dos clientes.
Solução
Ainda que colaboradores e os respectivos clientes já conseguissem visualizar os seus servidores, os dois grupos se deparavam com uma navegabilidade lenta e dificuldade na leitura de dados. Isso acontecia tanto no sistema de monitoramento (back-end) quanto no dashboard utilizado pelos clientes (front-end). Com a solução sugerida e desenvolvida pela AMcom, uma nova interface foi construída, com menu, indicadores, filtros, favoritos, etc. Tudo para que colaboradores e clientes possam visualizar melhor os detalhes de armazenamento de cada uma das clouds com mais velocidade e usabilidade, além de garantir mais segurança e disponibilidade do sistema, que ficava fora do ar com frequência.
Resultados
- Melhor usabilidade, foco na experiência do usuário (UX)
- Mais segurança, tanto dos dados quanto da garantia de disponibilidade
- Maior velocidade para navegação
- Integração entre fornecedor e cliente
- Melhor visualização de dados estratégicos
- Assertividade na tomada de decisão orçamentária
O projeto segue em andamento, em busca de melhorias e inovação contínua. Tanto que a expectativa é tornar a navegabilidade da ferramenta tão simples para mais que dobrar o número de operadores especialistas em controlar os ambientes dos clientes dentro da nuvem, passando dos atuais 40 para 100.
Aplicativo de mensagens garante a comunicação em tempo real das instituições que atuam na operação do setor elétrico brasileiro
Situação
A geração de energia através de fontes intermitentes, como a energia solar e eólica, tem crescido significativamente no Brasil. No entanto, o controle dessas usinas é complexo e requer tomadas de decisão estratégicas para evitar possíveis impactos no Sistema Interligado Nacional (SIN).
Nesse contexto, nosso cliente, o ONS (Operador Nacional do Sistema Elétrico), responsável pelo controle de cerca de 200 usinas destas duas fontes, operadas por aproximadamente 40 empresas, fazia essa tomada de decisão manualmente, com comandos sendo dados por telefone. Com a implantação da solução de troca de mensagens, esse processo ficou mais ágil.
Impacto
Com o objetivo de otimizar o processo de tomada de decisão sobre a geração de energia em aproximadamente 200 usinas em níveis regional e nacional, foi implementada a digitalização da comunicação de todos os envolvidos.
Essa medida visou garantir que as decisões estratégicas sobre a redução, limitação ou aumento da geração de energia pudessem ser tomadas de maneira mais assertiva, além de contribuir para o controle do desempenho do SIN.
A ferramenta também garante a disponibilidade dos dados em tempo real para suporte à tomada de decisão. Como resultado, o processo de controle da geração de energia em fontes intermitentes foi aperfeiçoado.
Solução
Para melhorar a comunicação entre os centros de operações envolvidos no controle da geração de energia em fontes intermitentes, foi desenvolvido um aplicativo de mensageria.
Essa aplicação permite que os usuários de centros de operações distintos possam trocar mensagens estruturadas (solicitações) e não estruturadas (informações) de maneira ágil e eficiente. Além disso, a ferramenta mantém um histórico das solicitações, permitindo que as equipes de análise da operação possam acessar as interações anteriores.
Para garantir ainda mais agilidade, o aplicativo também oferece acompanhamento em tempo real das solicitações em andamento, possibilitando que as equipes tomem decisões rápidas e baseadas em dados. Integrado com soluções de tempo real, o aplicativo de mensagens se tornou uma ferramenta importante para o controle da geração de energia em fontes intermitentes, tornando o processo mais eficiente.
Benefícios
A implementação de um aplicativo de mensagem de texto apresenta uma série de benefícios para as instituições que atuam na operação do setor elétrico brasileiro. Um dos principais ganhos é a melhoria da rotina dos operadores, tornando a comunicação segura, colaborativa, confiável e auditável entre os centros de controle e supervisão, além de ser uma forma de reduzir a disponibilidade de tempo para o monitoramento do sistema e, consequentemente, melhorar a segurança operacional.
A ferramenta traz benefícios como produtividade e a possibilidade de gerar insumos e evidências para uma possível auditoria, com histórico rastreável dos processos através do conceito de chat embutido. Além disso, a praticidade e segurança do ambiente em nuvem, com validações de proteção, oferecem clareza na interpretação única de solicitações estruturadas, facilitando a priorização das demandas.
A experiência do usuário também é favorecida, uma vez que os operadores não precisam mais atender a inúmeras ligações diárias.
Desafio
Um dos pontos mais delicados para uma grande trade de grãos é garantir estoque a bom preços. Neste cenário, todos os dias, pela manhã, uma funcionária tinha que iniciar sua jornada mais cedo que os demais do time, para captar informações estratégicas sobre milho, soja e trigo. Ela tinha que buscar taxa cambial, volumes comprados, volumes perdidos para concorrentes (e por quanto este concorrente consegui comprar). E com estas informações, preencher relatórios e gerar dashboards para a área de negócio de Originação de Grãos. Além disso, este processo acontecia somente em dias úteis, deixando um ponto cinzento nos outros dias em que também aconteciam estas operações. Para esta tarefa, a colaboradora gastava 3h diárias.
Solução
Agora, um robô faz todo este processo. Capta os relatórios das 3 commodities, o quanto foi vendido e comprado no mercado. Com as informações, o robô faz os cáculos e, automaticamente, gera um dashboard, informando:
- Volume comprado
- Preço negociado
- Volume perdido e para qual player perdeu e por quanto perdeu
- Taxa cambial diária
- Informações da bolsa de valores
Resultados
- Estratégia disponível real time
- Independente do fator humano
- Alta disponibilidade (processo roda 24×7)
- Otimização de tempo: 75% mais rápido em relação ao levantamento e provisão dos dados
- Aumento de produtividade: colaborador pode focar seus esforços em atividades mais estratégicas e inerentemente humanas
Desafio
A Secretaria Municipal da Educação da Cidade de São Paulo (SME) é nosso cliente desde 2018 e, ao longo desses cinco anos de parceria, já realizamos inúmeros projetos para a SME.
Um dos desafios foi garantir que os estudantes da rede municipal da cidade de São Paulo recebessem os kits de material escolar e uniforme antes do início das aulas. Afinal, o bom desempenho escolar das crianças e adolescentes é determinado pela combinação de vários aspectos, incluindo, inclusive, o acesso a materiais escolares e roupas para frequentar as aulas.
Até então, os estudantes recebiam kits fornecidos por confecções e distribuidores escolhidos por meio de licitação. Contudo, por conta de problemas relacionados aos produtos fornecidos pelas empresas que participavam da concorrência pública e dos atrasos na entrega dos kits, a Prefeitura de São Paulo suspendeu a licitação para compra de uniformes escolares em 2020.
Foi nesse momento que a SME, em posicionamento empático às famílias e visualizando o bem-estar das crianças, decidiu adotar o esquema de cessão de créditos às famílias dos estudantes regularmente matriculados em uma escola da rede municipal da cidade de São Paulo. A partir daí, cada família recebeu um cartão exclusivo para uso nas lojas credenciadas para comprar vestuário, calçados e materiais escolares, dando autonomia para as famílias adquirirem os itens que realmente precisam e com o tamanho certo, no caso dos uniformes.
Solução
O projeto do Portal do Uniforme foi iniciado em janeiro de 2020, com um time de 8 pessoas da AMcom, que contribuiu para o desenvolvimento da solução, que envolveu as tecnologias Python e React. Depois da entrega do Portal do Uniforme, desenvolvemos solução similar para o Portal do Material Escolar.
Como funciona?
Ao acessar os portais, as famílias têm acesso à Área de Estudantes/Família, onde podem consultar e atualizar seus cadastros. Além disso, os portais têm a função de pesquisa e informações, tudo para facilitar a usabilidade das famílias. As listas de materiais de cada etapa de ensino são disponibilizadas no Portal do Material Escolar, e os pais podem fazer uma busca otimizada para encontrar as lojas fornecedoras credenciadas mais próximas, privilegiando o acesso. Além disso, é possível realizar a comparação de preços entre as lojas credenciadas e filtrar a busca por menor preço, otimizando o custo para as famílias. As mesmas funcionalidades estão disponíveis no Portal do Uniforme.
No módulo Área de Fornecedores, as lojas podem realizar o credenciamento para a venda de uniformes e material escolar, desde que atendam às especificações técnicas estabelecidas pela SME.
Resultados
A solução, que uniu propósito, processo, tecnologia e inovação, permite que as famílias realizem a compra diretamente nas lojas credenciadas. Atualmente, a iniciativa beneficia mais de 1 milhão de estudantes, que podem adquirir os kits de forma mais rápida, atendendo critérios de qualidade e as preferências dos estudantes e famílias, conforme sugestão de itens necessários para cada etapa de ensino. E também garante a aquisição de peças do uniforme e calçados no tamanho adequado para cada criança.
O sistema também fomenta o comércio da cidade, já que, antes, toda a produção era concentrada em uma única empresa licitada. Hoje, são mais de 300 lojas credenciadas, desde pequenos negócios até redes maiores.
Em 2022, os projetos do Portal do Uniforme e Portal do Material Escolar foram considerados iniciativas inovadoras e premiados na categoria Políticas Públicas do Premia Sampa, uma ação conjunta das Secretarias Municipais de Inovação e Tecnologia (SMIT) e da Secretaria Municipal de Gestão (SEGES), que reconhece os servidores públicos que, a partir de projetos em grupo, fomentam a cidadania e a cultura da inovação na Prefeitura de São Paulo.
– Mais de 1 milhão de estudantes beneficiados.
– Movimenta a economia do comércio local (mais de 300 lojas credenciadas).
– Compra de materiais escolares que o estudante realmente necessita.
– Aquisição de uniformes e calçados no tamanho adequado ao estudante.
– Garantia de que os estudantes terão uniformes e materiais logo no início do ano letivo.
