Portal do uniforme e material escolar
Agilidade no controle de abastecimento e na compra de insumos da indústria de GLP
Automatização no ERP SAP agiliza em 75% o cadastramento de produtores rurais em uma agroindústria
Redução de 70% do tempo no processo mensal de emissão de mais de 5 mil notas fiscais
Projeto OBZ
Projeto de automatização de processos comerciais
Desafio
A Secretaria Municipal da Educação da Cidade de São Paulo (SME) é nosso cliente desde 2018 e, ao longo desses cinco anos de parceria, já realizamos inúmeros projetos para a SME.
Um dos desafios foi garantir que os estudantes da rede municipal da cidade de São Paulo recebessem os kits de material escolar e uniforme antes do início das aulas. Afinal, o bom desempenho escolar das crianças e adolescentes é determinado pela combinação de vários aspectos, incluindo, inclusive, o acesso a materiais escolares e roupas para frequentar as aulas.
Até então, os estudantes recebiam kits fornecidos por confecções e distribuidores escolhidos por meio de licitação. Contudo, por conta de problemas relacionados aos produtos fornecidos pelas empresas que participavam da concorrência pública e dos atrasos na entrega dos kits, a Prefeitura de São Paulo suspendeu a licitação para compra de uniformes escolares em 2020.
Foi nesse momento que a SME, em posicionamento empático às famílias e visualizando o bem-estar das crianças, decidiu adotar o esquema de cessão de créditos às famílias dos estudantes regularmente matriculados em uma escola da rede municipal da cidade de São Paulo. A partir daí, cada família recebeu um cartão exclusivo para uso nas lojas credenciadas para comprar vestuário, calçados e materiais escolares, dando autonomia para as famílias adquirirem os itens que realmente precisam e com o tamanho certo, no caso dos uniformes.
Solução
O projeto do Portal do Uniforme foi iniciado em janeiro de 2020, com um time de 8 pessoas da AMcom, que contribuiu para o desenvolvimento da solução, que envolveu as tecnologias Python e React. Depois da entrega do Portal do Uniforme, desenvolvemos solução similar para o Portal do Material Escolar.
Como funciona?
Ao acessar os portais, as famílias têm acesso à Área de Estudantes/Família, onde podem consultar e atualizar seus cadastros. Além disso, os portais têm a função de pesquisa e informações, tudo para facilitar a usabilidade das famílias. As listas de materiais de cada etapa de ensino são disponibilizadas no Portal do Material Escolar, e os pais podem fazer uma busca otimizada para encontrar as lojas fornecedoras credenciadas mais próximas, privilegiando o acesso. Além disso, é possível realizar a comparação de preços entre as lojas credenciadas e filtrar a busca por menor preço, otimizando o custo para as famílias. As mesmas funcionalidades estão disponíveis no Portal do Uniforme.
No módulo Área de Fornecedores, as lojas podem realizar o credenciamento para a venda de uniformes e material escolar, desde que atendam às especificações técnicas estabelecidas pela SME.
Resultados
A solução, que uniu propósito, processo, tecnologia e inovação, permite que as famílias realizem a compra diretamente nas lojas credenciadas. Atualmente, a iniciativa beneficia mais de 1 milhão de estudantes, que podem adquirir os kits de forma mais rápida, atendendo critérios de qualidade e as preferências dos estudantes e famílias, conforme sugestão de itens necessários para cada etapa de ensino. E também garante a aquisição de peças do uniforme e calçados no tamanho adequado para cada criança.
O sistema também fomenta o comércio da cidade, já que, antes, toda a produção era concentrada em uma única empresa licitada. Hoje, são mais de 300 lojas credenciadas, desde pequenos negócios até redes maiores.
Em 2022, os projetos do Portal do Uniforme e Portal do Material Escolar foram considerados iniciativas inovadoras e premiados na categoria Políticas Públicas do Premia Sampa, uma ação conjunta das Secretarias Municipais de Inovação e Tecnologia (SMIT) e da Secretaria Municipal de Gestão (SEGES), que reconhece os servidores públicos que, a partir de projetos em grupo, fomentam a cidadania e a cultura da inovação na Prefeitura de São Paulo.
– Mais de 1 milhão de estudantes beneficiados.
– Movimenta a economia do comércio local (mais de 300 lojas credenciadas).
– Compra de materiais escolares que o estudante realmente necessita.
– Aquisição de uniformes e calçados no tamanho adequado ao estudante.
– Garantia de que os estudantes terão uniformes e materiais logo no início do ano letivo.
Uma pesquisa da consultoria Gartner revela que 40% das grandes organizações mundiais possuem quatro ou mais iniciativas de automação simultâneas em andamento, com algumas empresas executando até 15 projetos ao mesmo tempo. A Automação Robótica de Processos, ou RPA, é uma das tecnologias que promove essa hiperautomação dos negócios, preenchendo uma importante lacuna entre os sistemas legados e a otimização de tempo e recursos. Um levantamento da EY e BotCity, inclusive, revela que mais de 90% das empresas investiram 25% mais em soluções desse tipo e que 66% delas pretende ampliar esse investimento. Foi o que fez uma grande empresa de gás do Brasil, que aumentou a disponibilidade da equipe em 47% ao fim de cada mês, além de reduzir custos e garantir mais controle, agilidade e segurança na contratação de Gás Liquefeito de Petróleo (GLP). Confira os detalhes:
Desafio
Agilizar o controle de abastecimento de GLP (Gás Liquefeito de Petróleo), garantindo que não falte insumo para a produção. .
SOLUÇÃO
Todos os dias um colaborador precisava acessar o site de uma distribuidora de petróleo para baixar 8 arquivos de texto, realizar a leitura, minerar as informações e passá-las para uma planilha. Em média, eram necessários 50 cálculos para identificar se seria preciso depositar mais dinheiro na conta da distribuidora, afim gerar créditos e, consequentemente, a liberação e o bombeamento de GLP para as instalações do nosso cliente. Para realizar essa operação, o colaborador despendia, em médias, 4 horas diárias. A partir disso, desenvolvemos do zero uma aplicação para realizar todo esse processo de forma automatizada e garantir assertividade e rapidez na tomada de decisão sobre a compra de mais insumos.
Resultados
– Agilidade, controle e segurança
– Assertividade na tomada de decisão
– Garantia de que não vai faltar insumos no estoque
– Otimização do tempo: aumento de disponibilidade de 47% do tempo total mensal, bem como redução de custos na mesma proporção
– Aumento da produtividade: o colaborador pode focar seus esforços em atividades mais estratégicas para o negócio
Sobre a AMcom
Fundada em 1997, a AMcom atua do core ao digital com o objetivo de entregar agilidade e competitividade, gerando escabilidade estratégica e tecnológica. Na AMcom, através de seis direcionamentos claros, a equipe é preparada para facilitar a transformação dos negócios. A agilidade faz parte do dia a dia, pois as necessidades dos clientes estão em primeiro lugar. Há flexibilidade para moldar processos e modelo de trabalho. Existe proximidade para que se tenha sinergia em ajudar as empresas a
repensarem o modo como operam, levando em conta a particularidade de cada um. Trabalha-se com escalabilidade para atender de forma rápida, com os profissionais necessários e no tempo que o cliente precisa. Colocamos atenção nos detalhes e temos um olhar estratégico com todo o negócio, não somente com o projeto, garantindo todos os esforços tecnológicos e engajamento das pessoas para uma solução de sucesso. Praticamos a simplicidade para responder de forma clara e direta, prezando relações transparentes e que resultem em soluções digitais funcionais e que agreguem valor aos negócios.
E na sua empresa, há algum levantamento sobre os processos que poderiam ser automatizados?
A AMcom pode te auxiliar com este diagnóstico. Fale com os nossos especialistas e garanta alta performance para os seus projetos.
Cenário
Quando falamos em empresas de agronegócio, logo imaginamos a atuação no campo. Contudo, o que vem registrando crescimento na produtividade do setor é a mão de obra aliada ao constante avanço tecnológico, como a automatização no ERP SAP. Um estudo da Fundação Getúlio Vargas (FGV) mostra que a agropecuária é a única atividade que tem demonstrado força em 26 anos, comparado ao setor da indústria e serviços.
A riqueza do campo brasileiro e a exposição como um dos maiores exportadores de alimentos do mundo coloca o país na mira da concorrência internacional, exigindo que as empresas e entidades ligadas ao setor trabalhem em oportunidades de diferenciação. Dados da Secretaria de Estado de Meio Ambiente, Desenvolvimento Econômico, Produção e Agricultura Familiar do Mato Grosso do Sul (MS) apontam que 68% do crescimento da agricultura vem de tecnologia.
É justamente para contribuir com essa busca por novidades, que as agroindústrias brasileiras têm provocado transformações tecnológicas em toda a cadeia produtiva. Um exemplo vem, inclusive, do Centro-Oeste, onde uma empresa do setor buscou auxílio da AMcom para melhorar o processo de cadastramento de clientes.
Diariamente, quatro colaboradores trabalhavam cerca de duas horas nesta atividade, totalizando 65 cadastros novos ou atualizados por semana. Uma tarefa que tinha um certo padrão repetitivo e que, por isso, poderia muito bem ser automatizada. A expectativa, além de agilizar a execução da tarefa e minimizar erros, também era liberar a equipe para focar em atividades que realmente precisam da atuação de pessoas. Como o relacionamento com clientes e a negociação das ofertas.
Desafio
Uma grande empresa do setor de agronegócio precisava agilizar o processo de cadastramento de produtores rurais e torná-lo independente do fator humano.
Solução
Depois de alguns levantamentos, foi sugerida a automatização do processo para que um robô passasse a fazer a validação das informações e o cadastro de produtores rurais no ERP SAP. Para realizar parte do processo de cadastramento, a área de TI da empresa disponibilizou uma API responsável por tornar a automação mais simples, mais barata e mais segura, além de aumentar consideravelmente o desempenho de execução do robô.
Resultados
O projeto trouxe diversos ganhos para a empresa em questão, otimizando tempo e recurso. Com a automatização, o cadastramento de produtores rurais não fica mais restrito à disponibilidade de um profissional, pois ele roda 24 horas em todos os sete dias da semana. Ela também agilizou o processo, já que ficou muito mais prático fazer o cruzamento de dados, reduzindo em até 75% o tempo de realização desta tarefa. E, a partir dessas melhorias, os colaboradores da empresa puderam colocar foco no que realmente importa para o crescimento do negócio: o relacionamento com os clientes e a venda dos serviços.
· Alta disponibilidade: processo roda 24×7
· Otimização de tempo: o robô realiza o processo em até 75% menos tempo
· Aumento de produtividade: colaborador pode focar seus esforços no relacionamento com o cliente e na venda dos serviços
Tecnologias utilizadas
Para realizar a automatização no ERP SAP, a equipe da AMcom utilizou três tecnologias:
1. SAP
2. Desk Manager
3. Automation Anywhere
1. SAP
SAP é um software de gestão empresarial (ERP) que traz uma das melhores práticas do mercado, podendo ser integrada a vários sistemas satélites, independentemente da área de atuação e da tecnologia. Um ERP ajuda na administração de todas as áreas da empresa, o que facilita a automatização de diversos processos.
Estima-se que, no Brasil, 33% do mercado de software no país seja SAP, ficando à frente nas categorias de análise de dados, business intelligence, inteligência artificial, integração com ERP, CRM e outras ferramentas de apoio aos negócios. Uma pesquisa do Gartner indica que as organizações que adotarem integrações com essa tecnologia multiplataforma de ponta a ponta superarão a concorrência em 80% na velocidade da implementação de novos recursos ainda em 2023.
A SAP multiplataforma de ponta a ponta promove benefícios como eficiência, inovações de negócios, agilidade e insights, gerando valor com a automatização.
2. Desk Manager
Desk Manager é uma solução em SaaS que tem o objetivo de controlar e organizar chamados, otimizando a gestão de atendimentos. Possibilita a integração com ferramentas que tenham como base de conhecimento business intelligence, comunicação interna e externa.
Esse tipo de tecnologia traz benefícios como disponibilidade e mobilidade, atualização, customização e integração. Gartner mostra que os gatos com SaaS continuam a crescer entre 15% e 20%. Porém, isso acontece porque, na maioria dos casos, a TI das empresas não tem conhecimento de todos os aplicativos. Por isso, para uma maior segurança de controle e habilitação, é fundamental o trabalho conjunto entre a equipe interna e a equipe contratada.
Neste caso, a equipe de tecnologia dessa agroindústria liberou um API para que a equipe da AMcom fizesse todas as configurações necessárias e o processo de cadastramento realmente funcionasse.
3. Automation anywhere
É uma das principais soluções mundiais para a automatização robótica de processos (RPA). Essa tecnologia é uma das mais indicadas para tornar o processo de tarefas tradicionalmente morosas, mas que possuem um padrão e são repetitivas, em algo mais prático e rápido.
O relatório publicado pela Research Nester sobre o mercado de automatização de processos indica que o investimento em RPA deve ter um crescimento anual composto de 30,08% até 2027. E, de acordo com Gartner, deve haver uma maior orquestração entre essa e outras tecnologias, para que os negócios ganhem em eficiência, eficácia e agilidade.
Como a demanda da agroindústria foi atendida
O trabalho com essa empresa do setor do agronegócio, que tinha como objetivo melhorar o processo de cadastramento, se deu em dois momentos. Inicialmente, houve a contratação da disponibilidade do time de especialistas da AMcom para definir e planejar as melhores soluções tecnológicas para o negócio, através do serviço de consultoria. E depois, por meio da fábrica de software, foram criadas e implementadas aplicações customizadas, integradas e multitecnológicas. Ou seja, foi desenvolvida uma solução que atendesse a demanda.
Sobre a AMcom
Fundada em 1997, a AMcom atua do core ao digital com o objetivo de entregar agilidade e competitividade, gerando escabilidade estratégica e tecnológica. Na AMcom, através de seis direcionamentos claros, a equipe é preparada para facilitar a transformação dos negócios. A agilidade faz parte do dia a dia, pois as necessidades dos clientes estão em primeiro lugar. Há flexibilidade para moldar processos e modelo de trabalho. Existe proximidade para que se tenha sinergia em ajudar as empresas a
repensarem o modo como operam, levando em conta a particularidade de cada um. Trabalha-se com escalabilidade para atender de forma rápida, com os profissionais necessários e no tempo que o cliente precisa. Colocamos atenção nos detalhes e temos um olhar estratégico com todo o negócio, não somente com o projeto, garantindo todos os esforços tecnológicos e engajamento das pessoas para uma solução de sucesso. Praticamos a simplicidade para responder de forma clara e direta, prezando relações transparentes e que resultem em soluções digitais funcionais e que agreguem valor aos negócios.
E na sua empresa, há algum levantamento sobre os processos que poderiam ser automatizados?
A AMcom pode te auxiliar com este diagnóstico. Fale com os nossos especialistas e garanta alta performance para os seus projetos.
Cenário
Nosso cliente, uma empresa referência do agronegócio no Cerrado, atuante nos segmentos de defensivos, fertilizantes, sementes e originação de grãos, e presente em 7 estados brasileiros, estava correndo riscos fiscais, com grande impacto financeiro, por não conseguir atender às exigências fiscais da Secretaria de Estado da Fazenda do Mato Grosso (SEFAZ MT).
O Regulamento do ICMS do Estado de Mato Grosso define que, para ter direito a qualquer benefício fiscal como isenção ou deferimento do imposto (ICMS), é necessária a emissão da Certidão Negativa de Débito Eletrônica (CND-e), e inserção desse número nos Dados Adicionais da Nota Fiscal Eletrônica Produtor Rural MT. Essa certidão comprova que o emitente não possui pendências tributárias e não tributárias com a SEFAZ MT.
Desafio
Todos os meses, antes de emitir as notas fiscais contra produtores rurais, nosso cliente precisava consultar e emitir manualmente mais de 5 mil CNDs para comprovar que as centenas de produtores da sua rede estavam com a Certidão Negativa de Débito.
Para emitir a certidão, o contribuinte precisa acessar o site da SEFAZ MT, acessar a página “Sistema de Certidão Negativa de Débito”, selecionar o modelo de “Certidão Negativa de Débito conjunta SEFAZ/PGE” e responder ao teste captcha.
Uma vez gerada a certidão, era preciso copiar o número da CND, o número de autenticação e a data da emissão da certidão negativa e colar manualmente nos Dados Adicionais da NFe Produtor Rural MT.
Por falta de tempo hábil e mão de obra para executar essa tarefa massiva, manual e repetitiva, nosso cliente estava realizando apenas a consulta da CNDe dos clientes mais críticos, correndo risco de ser multado por não conseguir cumprir as exigências fiscais do estado em que atua.
Nosso maior desafio foi aumentar a produtividade e garantir segurança fiscal.
SOLUÇÃO
Automatizamos o processo para que um robô realize todas as etapas automaticamente, inclusive a inserção do número da CNDe, número de autenticação e data da emissão da certidão negativa nos Dados Adicionais da NFe Produtor Rural MT.
Resultados
Com a implementação do robô, dois benefícios principais foram percebidos:
– Otimização do tempo e aumento de produtividade, uma vez que as consultas ao Sistema de Certidão Negativa de Débito, que antes demoravam mais de 7 dias para serem finalizadas, agora são concluídas em cerca de 2 dias, uma diminuição de cerca de 70% no tempo da realização dessa atividade;
– Maior segurança, já que o processo automatizado, diferente do processo manual, é menos suscetível a falhas.
Sabemos da importância das áreas financeira e fiscal e o quanto necessitam de ajuda para se tornar mais ágeis e assertivas por meio da tecnologia. Vamos conversar sobre isso?
Cenário
Qual empresa não quer um ganho de performance de aproximadamente 3750% em seu sistema de orçamento? Se essa empresa é uma das maiores do país, com cerca de 32 bilhões de faturamento, diríamos que essa melhoria se torna quase que obrigatória.
A AMcom ajudou uma das maiores e mais premiadas cervejarias do mundo que passava por desafios em seu sistema de orçamento, como lentidão no remanejamento, falta de controle de acessos, muitas planilhas, além do desafio de estender o sistema e integrar em suas filiais.
Objetivos
Sabemos que a tecnologia pode ajudar com todos esses desafios e ainda melhorar, mas é necessário entender o cenário e saber o que, e para que está fazendo. No caso deste cliente, a equipe buscava um parceiro para revitalizar o sistema que apresentava baixa performance, e agilizar processos críticos como o processo de change – atualização do sistema. Além disso, existia a necessidade de aumentar a abrangência para toda a América Latina (LAS).
Desafios
Foi confiado à AMcom revitalizar o sistema de orçamento OBZ – Orçamento Base Zero – , onde o servidor físico tornava o remanejamento de orçamentos e tendências muito lentos, faltava controle no gasto previsto para o mês. Além disso, a aplicação das alterações e melhorias no sistema levavam muitos dias para serem realizadas.
O que é o OBZ?
O OBZ é uma é uma ferramenta estratégica utilizada pelas empresas na elaboração do Planejamento Orçamentário para um determinado período a partir de uma base zerada, ou seja, sem levar em consideração as Receitas, Custos, Despesas e Investimentos de exercícios anteriores (a famosa Base Histórica).
No OBZ são analisadas premissas relacionadas com a função de cada Receita, Despesas, Custo ou Investimento, levando em consideração os planos e necessidades estratégicas da empresa, sem a utilização de bases históricas ou índices de reajuste, como é feito no modelo tradicional. Só a partir daí são estabelecidas as bases orçamentárias.
Solução
Por meio das melhores práticas de mercado e padrões globais de atendimento, além de profissionais certificados e dedicados ao projeto, a AMcom ofereceu o desenvolvimento customizado de sistemas, garantindo mais competitividade e redução de custos para o negócio. A migração da solução para nuvem foi fator crucial para tornar os serviços mais dinâmicos, seguros e confiáveis. Além de proporcionar maior controle de custos eliminando, por exemplo, gastos diretos com data center relacionados à manutenção de hardware. A nuvem garantiu mais foco nos projetos e processos críticos já que as rotinas de backup, manutenção de servidores e monitoramento não são mais preocupações. E ainda gerou maior escalabilidade já que a empresa ganhou mais performance e capacidade de realocar recursos de acordo com suas necessidades.
Um destaque para o sucesso desta entrega foi a utilização do formato squad. Resumidamente Squad é um modelo organizacional que consiste em dividir a equipe da empresa em pequenos times multidisciplinares. A vantagem mais expressiva do modelo do Squad em relação ao modelo tradicional de divisão de times é a agilidade na realização dos projetos.
Resultado
Neste caso específico observamos melhorias muito importantes para o cliente, destacando:
- Processo de change: de 10 para 1 dia, entre a aprovação e aplicação em produção;
- O Service Level Agreement (SLA) define os níveis de atendimento e cumprimento de prazos, por criticidade. Neste caso os chamados tiveram a redução de 60%;
- 3750% em ganho de performance: a previsão de gastos mensais – um arquivo de aproximadamente 50 mil linhas e 21 MB, que levava mais de 42 minutos para ser importado passou a realizar a operação em cerca de 1 minuto;
- Permitir acesso ao sistema para usuários da América Latina (LAS);
- Monitoramento de acesso e funcionalidades da ferramenta.
Depoimento do cliente
“As mudanças vão facilitar a rotina interna e externamente. Atividades que antes eram onerosas agora estão muito rápidas e a experiência do usuário melhorou bastante. As correções cessaram o retrabalho das atividades no sistema e podemos dizer que – apesar ainda termos melhorias para aplicar – elevamos o patamar do sistema principalmente em relação à experiência do usuário, tempo e inclusão de visões que antes não existiam.”
Certamente este foi um resultado muito satisfatório, tanto para AMcom como para o cliente. Suportamos a operação, atendemos as demandas em todos os níveis e provemos melhorias e resultados à solução do cliente o que certamente garante outros benefícios – já citados – como mais produtividade, segurança e melhor usabilidade.
Cenário
Projeto desenvolvido para a Hercules Motores, grande empresa do ramo de motores elétricos que oferece soluções inovadoras ao mercado.
A Hercules Motores identificou a necessidade de entender e mapear todo o processo comercial, identificando as demandas comerciais desde a prospecção de clientes internos e externos, passando por todas as fases comerciais, chegando ao pós-venda.
Objetivos
Um dos principais objetivos do projeto com a automatização de todo o processo comercial era de garantir a atuação estratégica da área comercial junto aos clientes Hercules.
Com a automatização de rotinas diárias e redução do uso de planilhas e atividades operacionais, a equipe poderia focar, então, no planejamento estratégico.
Atuação
A AMcom sugeriu a construção do modelo AS-IS + Lista de GAPs + TO BE dentro de nosso modelo de consultoria de processos. O mapeamento de processo atual de pedidos e clientes construído dentro do novo formato, estruturação de lista de GAP’s em formato de plano de ação e novo modelo de processo comercial.
Foi estruturado um plano de ação em conjunto com a Hercules para direcionar todas as ações de mudança sugeridas pelo projeto num formato de curto, médio e longo prazos.
Desafios
Dentre os desafios do projeto, um dos maiores foi criar um processo totalmente customizado, alinhando às melhores práticas de mercado e aos diferenciais estratégicos da Hércules.
Resultados e benefícios estratégicos
Com a implementação do modelo de consultoria de processos, entregamos uma visão estratégica dos principais GAPs da área comercial que impactavam na operação da Hercules e no relacionamento com os clientes.
Com o levantamento, também ficaram claros GAPs existentes nas demais áreas, o que possibilitou a sugestão de ajustes pontuais para que todo o processo se tornasse eficiente.
AS-IS
Desenho do modelo atual.
Plano de ação
Plano de ação estruturado com ações de curto, médio e longo prazo.
Visão GAPs
Visão dos principais GAPs que impactam na performance e no relacionamento diário com seus clientes.
