Como o Power Automate pode facilitar sua automação de processos

A automação de processos é hoje uma das principais prioridades dos executivos brasileiros para reinventar negócios. E uma das ferramentas disponíveis é o Power Automate. Um levantamento realizado pelo site de notícias norte-americano Venture Beat apontava que o Microsoft 365 havia ultrapassado 258 milhões de licenças empresariais pagas. 

Mas o que isso tem a ver com a tendência das empresas em automatizar processos? Tudo! A plataforma Microsoft 365 possui uma série de aplicativos baseados na nuvem, que tem como foco o trabalho colaborativo simultâneo e a segurança das informações. Por este motivo, é a opção de organizações dos mais variados portes e segmentos para a rotina dos colaboradores. 

Dentre os recursos disponíveis está o Power Automate, uma oportunidade para ampliar a produtividade da sua organização. Afinal, ele pode ser um caminho para a automação de processos. Porém, antes de nos aprofundar sobre as possibilidades que ele oferece, vamos entender o porquê de automatizar processos. 

O que significa automatizar processos? 

Antes de tudo, automação de processos significa usar a tecnologia como aliada para a execução de tarefas ou etapas de um processo de forma automática, sem a necessidade de intervenção humana constante. Isso não quer dizer que as pessoas serão substituídas. Muito pelo contrário, a automação é implementada para trabalhar de forma colaborativa com os colaboradores, permitindo que eles se concentrem em atividades de maior valor agregado para o negócio.  

Ao automatizar processos, atividades são realizadas de acordo com regras e algoritmos predefinidos, possibilitando um trabalho sistemático que visa melhorar eficiência, precisão e velocidade. Por isso, sua implementação está associada a atividades manuais, repetitivas e de grande volume, que podem ser demoradas e estão sujeitas a erros e inconsistências devido ao fator humano. A automação envolve diferentes abordagens, dependendo da complexidade das tarefas e do tipo de processo. Isso pode incluir a utilização de software de fluxo de trabalho, robôs de softwares, sistemas de gerenciamento, entre outros, como o Power Automate. 

Em resumo, significa padronizar processos, integrar sistemas e ter controle mais preciso sobre os dados da empresa. No cenário atual, significa dar um passo importante para impulsionar a competitividade e o sucesso. A 26ª Pesquisa Anual Global de CEOs, realizada pela PWC, revela que 59% identificam a automação de processos e sistemas como a principal ação para reinventar os negócios. Desses, 84% já preveem investimento nos próximos doze meses. 

Por que devo automatizar processos? 

A automação de processos é recomendada, principalmente, para tarefas manuais, repetitivas, de grande volume e de baixa complexidade. Nesse sentido, automatizar processos vem para proporcionar ganhos de performance e eficiência operacional. Isso porque ela reduz erros, tempo e recursos. O que pode impactar, positivamente, na experiência do cliente. Entenda melhor os benefícios: 

• Excelência operacional: executar tarefas de forma rápida, precisa e consistente, ou seja, tem capacidade para lidar com um alto volume de trabalho em um curto período de tempo, liberando recursos e reduzindo o tempo necessário para completar tarefas. 
• Redução de erros: a automação não vem para substituir ninguém, mas sim para auxiliar o trabalho humano, minimizando a ocorrência de erros humanos que são comuns em tarefas repetitivas e suscetíveis a falhas.  
• Economia de tempo e recursos: com a economia de tempo e recursos gerada, os colaboradores podem se dedicar a atividades mais estratégicas e de maior valor para a empresa.  

• Melhoria da produtividade: a automação acelera a execução de processos e fluxos de trabalho, resultando no aumento da produtividade. As tarefas são concluídas mais rapidamente, permitindo que a empresa realize mais em menos tempo. 
• Padronização e conformidade: ela também estabelece fluxos de trabalho padronizados e facilita o uso de políticas e regulamentações específicas, assegurando consistência na execução dos processos. 
• Melhoria da experiência do cliente: por fim, diante de todos esses benefícios, você pode melhorar a experiência do seu cliente. Afinal, você consegue ter respostas mais precisas e personalizadas conforme as solicitações com mais agilidade. 

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Por onde começar minha automação? 

A princípio, a sugestão é de que a automação de processos seja iniciada pelo assessment, que é um processo consultivo para investigar, mapear e diagnosticar as áreas e os processos que podem ser automatizados. Ou seja, é a partir do assessment que você poderá identificar, mais facilmente, as oportunidades de automação existentes na sua empresa.  

Com o assessment, você consegue determinar o potencial de retorno sobre o investimento (ROI) da automação. Isso significa que é possível ter uma ideia do quanto a economia de tempo e recursos pode gerar uma maior lucratividade para a empresa. É por meio dele, também, que as empresas definem quais processos devem ser automatizados primeiro, assim como quais tecnologias e metodologias são mais indicadas.  

Além disso, o assessment verifica a possibilidade de fazer a automação com ferramentas já utilizadas pela empresa, como em muitos casos, o Microsoft 365. 

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RPA: seus processos são automatizáveis?    

O que é o Microsoft 365? 

Em resumo, o Microsoft 365 é o antigo Office, um dos mais tradicionais pacotes de aplicativos para escritório. Ele é composto pelos populares Word, Excel, PowerPoint e, mais recentemente, com a versão online, oferece e OneDrive e outros recursos em nuvem que facilitam o armazenamento de arquivos, possibilitam o trabalho remoto e incentivam a colaboração entre a equipe. 

Ele possui diferentes planos e assinaturas que se adequam às mais diversas necessidades das empresas e perfis de usuários. Atualmente, permite acesso de qualquer dispositivo com conexão à internet, seja um computador, tablet ou smartphone.  

Além desses aplicativos de produtividade tradicionais, o Microsoft 365 oferece recursos adicionais. Um exemplo é o Microsoft Teams, que é uma plataforma de comunicação e colaboração em equipe.  Outro, é o SharePoint, um repositório para centralizar, compartilhar e gerenciar documentos. E o tema deste artigo, o Power Automate, que é um serviço de automação de fluxo de trabalho em que os usuários podem criar e automatizar processos de negócios de forma fácil e intuitiva, sem a necessidade de habilidades de programação avançadas. 

Como usar o Power Automate? 

Já temos falado muito sobre os benefícios da automação e este tem artigo tem o objetivo de mostrar como o Power Automate pode facilitar esse processo. Portanto, listamos vários usos para que as empresas aproveitem, ao máximo, as funcionalidades dessa ferramenta. Veja alguns exemplos: 

• Automação de tarefas manuais: é possível automatizar a coleta de dados de formulários online e salvá-los diretamente em um banco de dados ou planilha, eliminando a necessidade de entrada manual. 
• Integração de aplicativos: as equipes podem criar um fluxo de trabalho que automatiza a transferência de dados entre o SharePoint, o Microsoft Teams e o Outlook, melhorando a comunicação e colaboração.  

• Notificações e alertas: o Power Automate consegue enviar notificações e alertas em tempo real para os membros da equipe sobre eventos específicos. Por exemplo, é possível configurar um fluxo de trabalho para enviar um e-mail ou uma mensagem no Microsoft Teams sempre que um novo cliente se registrar no sistema da empresa. 
• Aprovações automatizadas: outro fluxo de trabalho que pode ser criado, é um responsável por encaminhar automaticamente solicitações de férias dos funcionários para os gerentes apropriados, agilizando o processo e reduzindo o tempo gasto em tarefas administrativas. 
• Integração com serviços externos: a ferramenta também permite a integração com uma ampla gama de serviços externos, como redes sociais, serviços de armazenamento em nuvem e aplicativos de terceiros.  

Vale destacar, ainda, que o Power Automate é flexível e personalizável. Ou seja, além de ser um bom caminho para a automação de processos da sua empresa por já estar integrado ao Microsoft 365, ele deve ser considerado por se adaptar às necessidades específicas de cada organização. 

Quais são as licenças disponíveis atualmente? 

O Power Automate é um recurso disponível nas licenças E3 e E5 do Microsoft 365, sendo este último uma versão com mais possibilidades, inclusive alinhada às tendências mais comentadas do momento: a inteligência artificial e o aprendizado de máquina. Ambas são citadas por 96% dos CIOs brasileiros como as tecnologias mais prováveis de serem implementadas até 2025, conforme pesquisa da consultoria Gartner. 

Para entender melhor e fazer a escolha mais adequada ao seu negócio, apresentamos na sequência o que é possível automatizar em cada uma das licenças. Confira: 

• Licença E3: permite a automação de fluxos de trabalho e processos de negócios básicos, a criação de fluxos de trabalho personalizados usando uma interface visual intuitiva, a integração a uma variedade de aplicativos e serviços populares. Também é possível utilizar conectores e gatilhos para iniciar fluxos automaticamente com base em eventos específicos. 
• Licença E5: proporciona recursos mais avançados do que os disponíveis na Licença E3. Oferece automação de fluxos de trabalho mais complexos e intensivos; integração com serviços premium, como o Common Data Service; governança de dados e gerenciamento de políticas de automação. Também possibilita a automação baseada em inteligência artificial, utilizando recursos de reconhecimento óptico de caracteres (OCR), processamento de linguagem natural (NLP) e aprendizado de máquina. 

Desse modo, a principal diferença entre as licenças está na capacidade de automação avançada. Portanto, se sua organização possui necessidades mais complexas de automação e integração, além de recursos avançados de governança e IA, a licença E5 pode ser a melhor opção.  

E o que fazer agora? 

O recomendado é consultar a documentação oficial da Microsoft sobre as licenças. Ou entrar em contato com o seu consultor para obter orientações personalizadas e detalhes atualizados sobre recursos específicos do Power Automate. Aqui na AMcom, nós temos um time de especialistas no assunto, que podem encontrar e aplicar a melhor solução para a sua empresa. 

Mas uma coisa é certa, o Power Automate é um recurso poderoso para você automatizar tarefas e processos, gerando economia em diversas frentes e direcionando os esfoços da sua equipe para ações mais estratégicas.