Como automatizar processos com Power Automate: guia completo

A automação de processos é hoje uma das principais prioridades dos executivos brasileiros para reinventar os negócios. E uma das ferramentas disponíveis para isso é o Power Automate.

Um levantamento realizado pelo site de notícias norte-americano Venture Beat apontou que o Microsoft 365 já ultrapassou 258 milhões de licenças empresariais pagas.

Mas o que isso tem a ver com a tendência das empresas em automatizar processos? Tudo!

A plataforma Microsoft 365 oferece uma série de aplicativos baseados na nuvem, com foco no trabalho colaborativo simultâneo e na segurança das informações. Por isso, ela se tornou a escolha de organizações de diversos portes e segmentos para o dia a dia dos colaboradores.

Entre os recursos disponíveis está o Power Automate, que representa uma excelente oportunidade para ampliar a produtividade da sua organização.

Afinal, ele pode ser um caminho prático e acessível para a automação de processos com foco em eficiência.

Porém, antes de nos aprofundarmos nas possibilidades que ele oferece, vamos entender por que automatizar processos é tão importante.

O que significa automatizar processos? 

Antes de tudo, automatizar processos significa usar a tecnologia como aliada na execução de tarefas ou etapas de um fluxo de forma automática, sem depender de intervenção humana constante.

Isso não quer dizer que as pessoas serão substituídas. Muito pelo contrário: a automação é implementada para atuar de forma colaborativa com os colaboradores, permitindo que eles se concentrem em atividades de maior valor estratégico para o negócio.

Ao aplicar a automação de processos, as atividades passam a ser realizadas com base em regras e algoritmos predefinidos. Isso torna o trabalho mais sistemático, com foco na eficiência, precisão e velocidade.

Por esse motivo, a automação costuma ser aplicada a tarefas manuais, repetitivas e de grande volume, que são demoradas e mais suscetíveis a erros humanos.

A implementação pode variar conforme a complexidade das tarefas e o tipo de processo. As abordagens mais comuns envolvem o uso de:

• softwares de fluxo de trabalho

• robôs de software (RPA)

• sistemas de gestão

• ferramentas como o Power Automate, da Microsoft

Em resumo, automatizar processos é padronizar fluxos, integrar sistemas e obter controle mais preciso sobre os dados da empresa.

No cenário atual, essa prática representa um passo essencial para impulsionar a competitividade e o sucesso organizacional.

A 26ª Pesquisa Anual Global de CEOs da PwC mostra que 59% dos líderes veem a automação de processos e sistemas como a principal ação para reinventar os negócios — e 84% já preveem investimento nessa área nos próximos 12 meses.

Por que devo automatizar processos? 

A automação de processos é recomendada, principalmente, para tarefas manuais, repetitivas, de grande volume e de baixa complexidade.

Nesse sentido, automatizar processos proporciona ganhos de performance e eficiência operacional, pois reduz erros, tempo e uso de recursos, o que pode impactar positivamente na experiência do cliente.

A seguir, entenda melhor os benefícios:

Excelência operacional

Permite executar tarefas de forma rápida, precisa e consistente. Ou seja, há capacidade para lidar com um alto volume de trabalho em um curto período, liberando recursos e reduzindo o tempo necessário para completar tarefas.

Redução de erros

A automação não substitui pessoas, mas auxilia o trabalho humano, minimizando a ocorrência de erros comuns em tarefas repetitivas e suscetíveis a falhas.

Economia de tempo e recursos

Ao automatizar processos, há ganho direto de eficiência. Colaboradores passam a se dedicar a atividades mais estratégicas e de maior valor para a empresa.

Melhoria da produtividade

A automação acelera a execução de processos e fluxos de trabalho, resultando em maior produtividade. As tarefas são concluídas mais rapidamente, permitindo que a empresa realize mais em menos tempo.

Padronização e conformidade

A automação estabelece fluxos de trabalho padronizados e facilita o cumprimento de políticas e regulamentações específicas, garantindo consistência na execução dos processos.

Melhoria da experiência do cliente

Com todos esses benefícios, é possível oferecer uma experiência mais ágil, precisa e personalizada ao cliente, atendendo às solicitações com maior eficiência.

O primeiro passo para iniciar a automação de processos é realizar um assessment, ou seja, um processo consultivo voltado para investigar, mapear e diagnosticar as áreas e os fluxos que podem ser automatizados.

É por meio do assessment que sua empresa poderá identificar, de forma mais clara, as oportunidades de automação existentes.

Com essa análise, torna-se possível determinar o potencial de retorno sobre o investimento (ROI). Em outras palavras, você consegue estimar o quanto a economia de tempo e recursos pode gerar em lucratividade para o negócio.

Além disso, o assessment ajuda a definir:

• quais processos devem ser automatizados primeiro

• quais tecnologias e metodologias são mais indicadas para sua realidade

• quais ferramentas já utilizadas pela empresa (como o Microsoft 365) podem ser aproveitadas no processo

Essa abordagem evita investimentos desnecessários e garante que a automação de processos com Power Automate, ou outra ferramenta, seja feita com foco estratégico e resultados mensuráveis.

O que é o Microsoft 365? 

Em resumo, o Microsoft 365 é a evolução do antigo pacote Office, um dos conjuntos de aplicativos de escritório mais populares do mundo.

Ele inclui ferramentas como Word, Excel, PowerPoint e, em sua versão online, traz recursos adicionais como OneDrive e outras soluções em nuvem. Esses recursos facilitam o armazenamento de arquivos, permitem o trabalho remoto e incentivam a colaboração em equipe.

O Microsoft 365 oferece planos e assinaturas variados, adaptados às necessidades de diferentes perfis de usuários e empresas. Além disso, permite o acesso remoto a partir de qualquer dispositivo conectado à internet — computador, tablet ou smartphone.

Além dos aplicativos tradicionais de produtividade, o Microsoft 365 inclui:

• Microsoft Teams: plataforma de comunicação e colaboração em equipe

• SharePoint: repositório para centralizar, compartilhar e gerenciar documentos

• Power Automate: ferramenta de automação de processos, que permite aos usuários criar e automatizar fluxos de trabalho de forma simples, sem necessidade de programação avançada

O Microsoft 365 é, portanto, uma solução completa para empresas que buscam produtividade, integração e automação inteligente de tarefas no ambiente digital.

Como usar o Power Automate?

Ao longo deste artigo, mostramos como a automação de processos com Power Automate pode transformar o dia a dia das empresas. Agora, vamos explorar exemplos práticos de uso para que você aproveite ao máximo as funcionalidades dessa ferramenta.

Confira a seguir como o Power Automate pode ser utilizado em diferentes cenários empresariais:

1. Automação de tarefas manuais

É possível automatizar a coleta de dados de formulários online, salvando as informações diretamente em um banco de dados ou planilha. Isso elimina a necessidade de entrada manual e reduz o risco de erros.

2. Integração de aplicativos

Com o Power Automate, equipes podem criar fluxos de trabalho que integram dados entre o SharePoint, Microsoft Teams e Outlook, melhorando a comunicação e a colaboração interna.

3. Notificações e alertas automáticos

A ferramenta permite enviar notificações em tempo real para membros da equipe com base em eventos específicos. Por exemplo, ao registrar um novo cliente no sistema, é possível disparar automaticamente um e-mail ou uma mensagem no Microsoft Teams.

4. Aprovações automatizadas

Fluxos de trabalho podem ser criados para automatizar solicitações administrativas, como pedidos de férias. Assim, os dados são enviados diretamente para os responsáveis, agilizando processos internos e reduzindo burocracias.

5. Integração com serviços externos

O Power Automate também se conecta a uma grande variedade de serviços externos, como redes sociais, serviços de armazenamento em nuvem e aplicativos de terceiros, expandindo ainda mais as possibilidades de automação.

Além de já estar integrado ao Microsoft 365, o Power Automate é flexível e personalizável. Isso significa que ele pode ser ajustado conforme as necessidades específicas da sua organização, tornando-se um caminho eficiente para automatizar processos de forma simples e estratégica.

Quais são as licenças disponíveis atualmente?

O Power Automate está disponível nas licenças E3 e E5 do Microsoft 365. A versão E5 oferece mais recursos e está alinhada com tendências como inteligência artificial (IA) e aprendizado de máquina, tecnologias citadas por 96% dos CIOs brasileiros como prioridade até 2025, segundo pesquisa da Gartner.

Para facilitar sua escolha, veja o que é possível automatizar com cada licença:

Licença E3

• Permite a automação de processos básicos e fluxos de trabalho personalizados

• Utiliza uma interface visual intuitiva

• Integra com diversos aplicativos e serviços populares

• Oferece conectores e gatilhos para iniciar fluxos automaticamente com base em eventos

Licença E5

• Suporta automação de fluxos mais complexos e intensivos

• Integra com serviços premium, como o Common Data Service

• Inclui recursos de governança de dados e gerenciamento de políticas

• Permite automação com inteligência artificial, como:

  • OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres)

  • NLP (Processamento de Linguagem Natural)

  • Aprendizado de máquina

Qual escolher?

A principal diferença entre as licenças está na capacidade de automação avançada.
Se sua empresa precisa de fluxos mais robustos, integração com IA e maior controle sobre dados, a licença E5 pode ser a melhor opção.

E agora, como decidir?

O ideal é consultar a documentação oficial da Microsoft sobre licenciamento ou falar com seu consultor para obter orientações personalizadas.

Aqui na AMcom, temos um time de especialistas prontos para ajudar sua empresa a encontrar a melhor solução com o Power Automate.

Uma coisa é certa: o Power Automate é uma ferramenta poderosa para automatizar processos, gerar economia e liberar sua equipe para tarefas mais estratégicas.