Cenário
A Urbano, uma das maiores e mais importantes empresas de alimentos do país, possuía uma grande quantidade de processos manuais e repetitivos. Muitos dos seus colaboradores efetuavam processos que não agregavam valor e que ainda despendiam muito tempo. Assim, a empresa entrou em contato com a AMcom para que juntos, realizássemos um levantamento para melhoria de alguns processos internos. A empresa já havia investido na aquisição de RPA, e o processo de desenvolvimento era realizado exclusivamente internamente.
A Urbano precisava então dar vazão a esse projeto e contou com a parceria da AMcom para realizar um levantamento, focando no estudo de processos automatizáveis, para 10 áreas da organização. Assim, acompanhamos vários processos internos, conversamos com diversas equipes e por fim, saímos com uma lista de mais de 200 processos que poderiam ser robotizados. Assim iniciamos esta nova parceria! Inclusive, após o levantamento efetuado a nossa parceria continuou também para a parte de construção dos RPAs, sempre em parceria com a equipe interna da Urbano.
Desafio do negócio
Com o advento da pandemia, muitos processos estavam lentos. Isso aconteceu devido as equipes reduzidas e então os colaboradores não davam conta de todos os processos.
Muitas vezes, os processos eram simples, mas levavam muito tempo (como por exemplo a extração de relatórios). Além disso, esses processos acabavam tirando tempo de outras atividades mais estratégicas e necessárias para o negócio. Assim, a automatização dos processos se via necessária.
Solução
E foi assim que estruturamos conjuntamente a nossa solução: transformar estes processos onerosos em soluções robotizáveis.
Após conversarmos com diversas equipes, mais de 200 robôs foram mapeados (nos mais diversos setores). Nossa jornada de automatização na Urbano começa com o time financeiro da empresa, e assim surge um segundo levantamento, mas agora, dos processos financeiros.
Em um processo de priorização para o negócio, foram definidos os primeiros robôs a serem implementados:
- Robô para processo de borderô de pagamentos de boletos e convênios: este processo automatiza o pagamento de boletos como os de luz, água e convênios de saúde, etc. De forma geral, este robô encontra e agrupa todos os títulos a pagar, primeiro separando os que são boleto e depois cria um borderô que será enviado para o banco (dentro do próprio ERP da empresa, que utiliza o TOTVS).
- Robô para processo de aglutinação de títulos em débito em conta: Este segundo processo automatiza então os outros tipos de pagamento, como depósitos e débito em conta.
Ambas as soluções utilizaram técnicas de RPA e RDA, foram desenvolvidas por meio da ferramenta Automation Anywhere e já apresentam resultados reais pra a Urbano.
Resultados
Automação do processo de borderô de pagamentos de boletos e convênios:
- ROI (Percentual de retorno do investimento após 2 anos): 192,59%;
- Payback (Tempo de retorno do investimento): 1,08 ≅ 13 meses;
- 0,25 FTE saving (redução de 25% de esforço humano em tarefas repetitivas, liberando-o para funções mais estratégicas).
Automação do processo de aglutinação de títulos em débito em conta:
- ROI (Percentual de retorno do investimento em 2 anos): 186,95%;
- Payback (Tempo de retorno do investimento): 1,15 ≅ 14meses;
- 0,30 FTE saving (redução de 30% de esforço humano em tarefas repetitivas, liberando-o para funções mais estratégicas).
