Antes de falarmos da importância de um assessment para automação, vale conhecer o que grandes consultorias têm falado a respeito dessa tecnologia. Diversas pesquisas apontam a automação de processos como o principal caminho para a aceleração tecnológica das empresas. Principalmente, pelos ganhos que a combinação entre automação e a tão comentada inteligência artificial prometem aos negócios.
De acordo com Gartner, a inteligência artificial e o aprendizado de máquina são as tecnologias mais propensas a serem implementadas pelos executivos até 2025. Ambas foram citadas por 96% dos entrevistados em uma pesquisa anual realizada pela consultoria. Enquanto isso, 59% dos CEOs brasileiros desejam reinventar seus negócios a partir da automação de processos, sendo que, destes, 84% preveem investimento nos próximos 12 meses.
Nessa pesquisa da PwC, a automação de processos e sistemas é a primeira a ser citada em uma lista de ações para aperfeiçoar as estratégias do negócio visando exigências futuras do mercado. Na sequência, está, justamente, a inteligência artificial e outras tecnologias avançadas e o upskilling da força de trabalho em áreas prioritárias.
Combinação com IA em crescimento
Embora ainda tenha um indicador tímido, os processos de automação e RPA (Robotic Processos Automation) estão sendo vistos como parte da estratégia empresarial, com citação direta de 20,5% das empresas brasileiras de grande porte, conforme estudo do IDC. Além disso, a inteligência artificial vem ganhando espaço no orçamento, aparecendo com o terceiro maior potencial. A expectativa é que uma fusão de inteligência e automação traga novas capacidades para apoiar os negócios nos próximos anos.
Você está lendo: o que é assessment para automação de processos
Portanto, o assessment para automação é hoje o primeiro passo para que as empresas tenham certeza de que esse investimento é estratégico. Mas, afinal, o que é um assessment? Ao longo deste conteúdo, você vai entender melhor do que se trata e os benefícios que ele proporciona. Além, é claro, de todas as vantagens da própria automação de processos.
O que é assessment para automação de processos?
O assessment para automação de processos é um processo consultivo para investigar, mapear e diagnosticar as áreas e processos que podem ser automatizados. Ou seja, é a partir do assessment que você poderá identificar, mais facilmente, as oportunidades de automação existentes na sua empresa. Vale lembrar que essas oportunidades têm o objetivo de melhorar a eficiência, a produtividade e a qualidade dos processos, além da redução de custos operacionais.
O assessment também ajuda a determinar o potencial de retorno sobre o investimento (ROI). Isso significa que é possível ter uma ideia do quanto a economia de tempo e recursos pode gerar uma maior lucratividade para a empresa. Afinal, os colaboradores poderão se dedicar a entregas mais estratégicas.
É por meio do assessment e de todo esse estudo, que as empresas determinam quais processos devem ser automatizados primeiro. Ele também auxilia indicando tecnologias, metodologias e, até mesmo, verificando a possibilidade de fazer a automação com ferramentas já utilizadas pela empresa.
Quais são os processos da automação?
À princípio, como temos falado, o processo da automação deve começar pelo assessment. Feito de forma adequada, ele garante investimentos e automações assertivas, estratégicas e eficientes. Para contribuir, elaboramos um passo a passo para uma implementação bem-sucedida da automação de processos:
- Avaliação e planejamento: nesta etapa, então, é sugerida uma avaliação de todos os processos. Neste momento, são identificados os fluxos de trabalho, pontos de dor, os gargalos e as áreas com potencial para automação. É com base nessa avaliação que são definidas metas claras e específicas.
- Seleção de tecnologia: depois que a avaliação inicial estiver concluída, é chegada a hora de pesquisar e avaliar as soluções de automação disponíveis no mercado, assim como a possibilidade de fazer automações a partir de ferramentas que já são utilizadas pela empresa. Nesta etapa, é importante que as empresas levem em consideração tecnologias e ferramentas que sejam escaláveis para futuras necessidades.
- Planejamento de implementação: em seguida, o indicado é elaborar um plano detalhado, definindo os marcos, os prazos, os recursos necessários e as responsabilidades da equipe. Desse modo, é importante que seja considerada também a realização de uma capacitação dessa equipe. Isso se faz necessário para garantir que todos os colaboradores estejam preparados para utilizar a nova tecnologia de forma eficaz.
- Testes e ajustes: antes que a implementação seja realizada em larga escala, é importante que sejam feitos testes pilotos da automação em processos específicos. Depois disso, os resultados devem ser avaliados. Inclusive, identificando as áreas de melhoria e os ajustes necessários a se fazer.
Confira mais passos para uma implementação bem-sucedida da automação de processos:
- Implementação gradual: ou seja, é recomendável adotar uma abordagem gradual de implementação. Nesse sentido, comece com processos menos complexos ou de menor impacto, permitindo que a equipe se familiarize com a tecnologia e oferecendo a oportunidade de ajustes adicionais.
- Monitoramento e melhoria contínua: utilize indicadores-chave de desempenho, os famosos KPIs. Eles devem avaliar a eficiência, a produtividade e o impacto nos resultados. Posteriormente, realize ajustes e melhorias contínuas para otimizar ainda mais os processos automatizados.
- Engajamento e capacitação da equipe: esta etapa é muito importante para que a automação de processos realmente proporcione benefícios para as empresas. É preciso ter em mente que a automação de processos não vem para substituir pessoas por robôs. Ela é uma ferramenta que vem para auxiliar a equipe. Por isso, é fundamental que sejam fornecidos treinamentos para assegurar que o time compreenda a tecnologia e os seus benefícios.
- Integração com outros sistemas: por fim, mas muito importante, é a integração com outros sistemas. Diante da transformação digital pela qual as empresas vêm passando, existem sistemas para diversas áreas e atividades. Portanto, é mais do que indicado que a automação projetada possa ser integrada com outros sistemas internos e de terceiros, facilitando a troca de informações e a sincronização das operações.
Por que é importante automatizar processos?
Dados do Gartner apontam que 42% dos CIOs brasileiros têm como prioridade alcançar a excelência operacional. Por isso, a automação de processos tem sido tão considerada atualmente. Acima de tudo, a automação proporciona ganho de performance, liberando a equipe para entregas de maior valor agregado. São várias as razões pelas quais a automação de processos é importante e benéfica para as empresas.
Em primeiro lugar, ela ajuda a economizar tempo e recursos, possibilitando que tarefas manuais e repetitivas de baixa complexidade sejam executadas de forma rápida, precisa e sem intervenção humana constante. Ou seja, tarefas que anteriormente eram realizadas manualmente podem ser concluídas em um curto espaço de tempo. Isso permite que os colaboradores se concentrem em atividades de maior valor, como análise de dados, tomada de decisões estratégicas e interações com os clientes. Além disso, a automação reduz erros e retrabalhos, aumentando a qualidade e a consistência dos resultados.
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RPA: seus processos são automatizáveis?
Em resumo, a automação de processos aumenta a produtividade. Ao eliminar a necessidade de intervenção humana em tarefas rotineiras, as empresas podem acelerar a execução de processos, reduzir gargalos e melhorar o fluxo de trabalho. Isso resulta em maior produtividade e eficiência operacional, permitindo que as organizações façam mais em menos tempo.
Além disso, a automação de processos contribui para padronização e conformidade. É possível, por exemplo, estabelecer fluxos de trabalho padronizados e seguir políticas e regulamentações específicas. Isso assegura consistência na execução dos processos e ajuda a evitar erros ou desvios que possam levar a problemas legais.
Para encerrar esse tópico, a automação auxilia para que as empresas se tornem mais eficientes e competitivas em um mundo cada vez mais acelerado e digital. Isso porque as organizações ganham a oportunidade de focar no core business, em atividades estratégicas e inovadoras, impulsionando o crescimento e o sucesso a longo prazo.
O que pode ser automatizado em uma empresa?
Em suma, tarefas manuais, repetitivas, de grande volume e de baixa complexidade. Por isso, é indicado o assessment para automação. Ele desempenha um papel fundamental na identificação dessas atividades e do quanto seus benefícios são significativos.
Algumas áreas, especificamente, podem ter grandes vantagens. As principais são as que trabalham com muitos dados. Tarefas como coleta, entrada e processamento de dados podem ser automatizadas, eliminando erros humanos e acelerando o fluxo de trabalho. Isso inclui digitalização de documentos, extração de informações relevantes, validação e atualização de bancos de dados.
A geração de relatórios e documentos é outra atividade que pode se beneficiar da automação. Relatórios regulares, como os de vendas, desempenho financeiro ou recursos humanos, podem ser gerados automaticamente, garantindo ainda mais precisão e economizando um tempo valioso.
Conheça alguns cases:
Aumento de disponibilidade da equipe em 47%
480 horas anuais economizadas na análise de notas fiscais
Automação de processos financeiros gera 190% de ROI
Processos relacionados ao gerenciamento de estoque também podem ser automatizados. O controle, o monitoramento dos níveis de inventário, o reabastecimento automático de produtos e a atualização em tempo real dos registros de estoque são exemplos de tarefas que podem ser realizadas de forma mais eficiente com a automação.
Na área financeira, a automação pode ser aplicada ao faturamento e processamento de pagamentos. Emissão de faturas, cálculo de impostos, envio de lembretes de pagamento e processamento de transações financeiras podem ser automatizados, reduzindo erros e agilizando todo o processo.
Outras áreas que incluem fluxo de trabalho e aprovações internas, como gerenciamento de recursos humanos, ações de marketing e automação de vendas, também são passíveis de automação. Por fim, a automação permite que empresas otimizem suas operações, liberando recursos e pessoas para atividades estratégicas.
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