Cenário
Qual empresa não quer um ganho de performance de aproximadamente 3750% em seu sistema de orçamento? Se essa empresa é uma das maiores do país, com cerca de 32 bilhões de faturamento, diríamos que essa melhoria se torna quase que obrigatória.
A AMcom ajudou uma das maiores e mais premiadas cervejarias do mundo que passava por desafios em seu sistema de orçamento, como lentidão no remanejamento, falta de controle de acessos, muitas planilhas, além do desafio de estender o sistema e integrar em suas filiais.
Objetivos
Sabemos que a tecnologia pode ajudar com todos esses desafios e ainda melhorar, mas é necessário entender o cenário e saber o que, e para que está fazendo. No caso deste cliente, a equipe buscava um parceiro para revitalizar o sistema que apresentava baixa performance, e agilizar processos críticos como o processo de change – atualização do sistema. Além disso, existia a necessidade de aumentar a abrangência para toda a América Latina (LAS).
Desafios
Foi confiado à AMcom revitalizar o sistema de orçamento OBZ – Orçamento Base Zero – , onde o servidor físico tornava o remanejamento de orçamentos e tendências muito lentos, faltava controle no gasto previsto para o mês. Além disso, a aplicação das alterações e melhorias no sistema levavam muitos dias para serem realizadas.
O que é o OBZ?
O OBZ é uma é uma ferramenta estratégica utilizada pelas empresas na elaboração do Planejamento Orçamentário para um determinado período a partir de uma base zerada, ou seja, sem levar em consideração as Receitas, Custos, Despesas e Investimentos de exercícios anteriores (a famosa Base Histórica).
No OBZ são analisadas premissas relacionadas com a função de cada Receita, Despesas, Custo ou Investimento, levando em consideração os planos e necessidades estratégicas da empresa, sem a utilização de bases históricas ou índices de reajuste, como é feito no modelo tradicional. Só a partir daí são estabelecidas as bases orçamentárias.
Solução
Por meio das melhores práticas de mercado e padrões globais de atendimento, além de profissionais certificados e dedicados ao projeto, a AMcom ofereceu o desenvolvimento customizado de sistemas, garantindo mais competitividade e redução de custos para o negócio. A migração da solução para nuvem foi fator crucial para tornar os serviços mais dinâmicos, seguros e confiáveis. Além de proporcionar maior controle de custos eliminando, por exemplo, gastos diretos com data center relacionados à manutenção de hardware. A nuvem garantiu mais foco nos projetos e processos críticos já que as rotinas de backup, manutenção de servidores e monitoramento não são mais preocupações. E ainda gerou maior escalabilidade já que a empresa ganhou mais performance e capacidade de realocar recursos de acordo com suas necessidades.
Um destaque para o sucesso desta entrega foi a utilização do formato squad. Resumidamente Squad é um modelo organizacional que consiste em dividir a equipe da empresa em pequenos times multidisciplinares. A vantagem mais expressiva do modelo do Squad em relação ao modelo tradicional de divisão de times é a agilidade na realização dos projetos.
Resultado
Neste caso específico observamos melhorias muito importantes para o cliente, destacando:
- Processo de change: de 10 para 1 dia, entre a aprovação e aplicação em produção;
- O Service Level Agreement (SLA) define os níveis de atendimento e cumprimento de prazos, por criticidade. Neste caso os chamados tiveram a redução de 60%;
- 3750% em ganho de performance: a previsão de gastos mensais – um arquivo de aproximadamente 50 mil linhas e 21 MB, que levava mais de 42 minutos para ser importado passou a realizar a operação em cerca de 1 minuto;
- Permitir acesso ao sistema para usuários da América Latina (LAS);
- Monitoramento de acesso e funcionalidades da ferramenta.
Depoimento do cliente
“As mudanças vão facilitar a rotina interna e externamente. Atividades que antes eram onerosas agora estão muito rápidas e a experiência do usuário melhorou bastante. As correções cessaram o retrabalho das atividades no sistema e podemos dizer que – apesar ainda termos melhorias para aplicar – elevamos o patamar do sistema principalmente em relação à experiência do usuário, tempo e inclusão de visões que antes não existiam.”
Certamente este foi um resultado muito satisfatório, tanto para AMcom como para o cliente. Suportamos a operação, atendemos as demandas em todos os níveis e provemos melhorias e resultados à solução do cliente o que certamente garante outros benefícios – já citados – como mais produtividade, segurança e melhor usabilidade.
