Mientras que el proceso de cambio de las personas puede ser más difícil porque implica aspectos más profundos, también tenemos la mejora de los procesos empresariales. La automatización y la RPA han atraído últimamente la atención de muchas empresas. Esto se debe a que implica el desarrollo de robots, también conocidos como bots, que pueden llevar a cabo procesos utilizando una matriz de decisión predefinida o incluso asociarse a la Inteligencia Artificial y al procesamiento de datos para aprender y simular procesos operativos digitales llevados a cabo por personas.
Una de ellas es que las personas con habilidades, conocimientos y experiencia en análisis y estrategias (como los data wranglers, por ejemplo) podrán dejar las tareas repetitivas y operativas para dedicarse a la tarea de realizar realmente los análisis o incluso liderar a sus equipos, orientándolos en busca de mejores resultados para el negocio. Esto permite una gestión más estratégica, con resultados significativos, aumentando la eficacia de las entregas en todos los frentes, ya que aumenta la rapidez y la precisión, además de reducir los costes.
Los resultados, sin embargo, pueden variar en función de los parámetros analizados, ya que se pueden tener en cuenta muchas variables, como el tipo de procesos, complejidades, integraciones, tiempos de procesamiento y entrega, volúmenes y repeticiones. Por ejemplo, si tenemos en cuenta la variable rendimiento, el retorno de la inversión podría llegar al 2000%, pero si consideramos los aspectos financieros, el retorno sería del 110% en este ejemplo.
Pero en esta tarea, muchos gestores acaban cometiendo un grave error, que es no considerar el nivel cultural de la empresa en relación a cambios significativos. Sin este conocimiento y alineamiento, los bots que servirían para generar más resultados acaban generando ruido interno en el equipo, provocando mucho desgaste y frustración. Otro punto que se suele pasar por alto es el nivel de madurez de la empresa. No todas están preparadas o acostumbradas a procesos tecnológicos o incluso no tienen procesos manuales bien definidos y, dependiendo del nivel en el que se encuentren, la forma en la que se debe introducir RPA, o la automatización elegida, cambia.
Y en eso vamos a profundizar en este artículo, cubriendo los fundamentos de la Minería de Procesos y también su valor real dentro de las organizaciones.
La Minería de Procesos es una metodología utilizada para analizar los procesos empresariales con el fin de obtener resultados sustancialmente positivos.
Ton Weijters y Wil Van Der Aalst crearon esta metodología en 1999. El concepto consiste precisamente en extraer la mayor cantidad de datos posible de cada proceso, proporcionando así una visión completa de lo que ocurre en la empresa, lo que permite a los gestores disponer de la cantidad de datos necesarios para la toma de decisiones, en otras palabras, el famoso "extraer, transformar, cargar".
Así, a partir de los resultados obtenidos al explorar los tres pilares, podemos descubrir fallas y desvíos en los procesos, proponiendo así un plan de acción para su corrección. Vale la pena recordar que, una vez hechas las correcciones, hay que seguir supervisándolas.
La metodología utiliza tres tipos principales de datos, normalmente obtenidos mediante conexión a la base de datos de los sistemas implicados.
Éstos son:
Un punto importante a tener en cuenta es que esta metodología de minería de datos nos permite tomar una instantánea del proceso antes de la corrección, a efectos de comparación una vez aplicadas las correcciones. Este panorama acaba mostrando el valor real de las mejoras del proceso. ¡Esto es ciencia de datos en estado puro!
También conviene señalar que los datos anteriores nos permiten analizar de forma rápida y sencilla lo que ocurre en la empresa. Sin embargo, nada nos impide añadir más datos a este análisis, ya que estos datos estarán sin duda disponibles en bases de datos.
De este modo, podemos tener una visión detallada de los cuellos de botella y los reprocesos que pueden producirse en los procesos. Así, cuantos más datos intervengan en el análisis, más asertiva y precisa será la respuesta de la Minería de Procesos.
Los analistas funcionales que trabajan en proyectos de RPA (Robotic Process Automation) deben analizar los procesos candidatos a ser robotizados.
Por ello, es bastante habitual que nos encontremos con situaciones en las que el cliente nos presenta un proceso que en la primera reunión nos damos cuenta de que no va a presentar el RoI o, peor aún, no está preparado para la automatización.
En primer lugar, hay que tener en cuenta lo que un robot (RPA) es capaz de realizar eficazmente. Algunas actividades podrían ser
Y éstas son sólo algunas de las actividades que puede realizar un RPA.
Según McKinsey, el 30% de las tareas que se realizan actualmente en las organizaciones son operativas y, por tanto, podrían automatizarse.
En este sentido, Gartner señala que para 2021 (ya estamos en la segunda mitad del año, ¿eh?) el 90% de las medianas y grandes empresas tendrán al menos un proceso soportado por RPAs.
En este sentido, merece la pena aplicar Process Mining antes de proponer un proyecto de RPA. De esta forma, garantizamos el éxito del cliente, destacando la mejora del proceso y entregando robots que puedan devolver la inversión al cliente.
En AMcom, el reto del cliente es nuestro producto. Como tal, sus retos están en el centro de cada interacción, desde el principio hasta la entrega.Los resultados que hemos generado para nuestros clientes son prueba de ello: desde optimizar costes, aumentar la productividad y los ingresos y mejorar la experiencia de los usuarios internos o externos, hasta generar una contribución significativa a la innovación continua.
Y, por supuesto, lo hacemos ayudando a nuestros clientes a definir y planificar soluciones tecnológicas para su negocio, creando e implantando aplicaciones personalizadas, integradas y multitecnología. Después de todo, sabemos que así es como se gana escala para acelerar y generar ganancias rápidas en los proyectos más estratégicos, manteniendo y evolucionando los sistemas esenciales, con un enfoque en la experiencia del usuario.
Y no nos quedamos ahí: somos una consultoría estratégica de RPA especializada en escalar operaciones, con experiencia en implementación, soporte y gobernanza. Eche un vistazo a todo lo que podemos hacer por las empresas que buscan la digitalización a través de la automatización:
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